Nya funktioner i tjänsten

Feb 14, 2018

Uppdateringar från 1 januari och framåt

Utökad hantering av milersättning

För att göra det visuellt tydligare med hantering av milersättning har vi utökat funktionen och använder oss nu av Google Maps för att presentera en kartvy samt räkna ut avståndet som alternativ till dagens manuella rapportering. Men kan välja till- och frånadress med ”via”-orter som ruttalternativ samt välja om det är en tur- och returresa. Gäller för webb, iOS och Android.

Branding på partnernivå

Partnersidan har utökats med inställningar för branding där byrån kan sätta ikon, färgsättning och bakgrundsbild, det är också valbart om dessa ska vara låsta eller editerbara för slutkund. Liggande ikon som syns upp i vänster i app kan styras per byrå men inte organisation. Slutanvändaren ser ikoner och färgsättning enligt det som administratören konfigurerat gällande branding på partnernivå. Finns för webb, iOS och Android.

Dubbla rapportmottagare

Nu är det äntligen dags att aktivera dubbla/parallella rapportmottagare för våra kunder. Våra kunder kommer inom kort ha möjlighet att använda sig av mer än en rapportmottagare och kombinera lön och bokföring. Vanligaste exemplet är t.ex privata utlägg till lön och företagskort till bokföring. I inställningarna kan ni självklart filtrera vad ni vill skicka till respektive mottagare.

Uppdateringar från 9 okt-31 dec

Flera rapportmottagare

Inom kort är funktionen på plats som ger möjlighet att använda av dubbla rapportmottagare och förenkla ditt arbete. Vad som ska skickas till respektive system kommer enkelt att gå att styra på betalsätt eller kategorier.

Agresso/Unit4 som ny rapportmottagare

Vi har nu gjort det smidigt för dig som använder Agresso/Unit4 att skicka rapporter och reseräkningar in till systemet. Som administratör kan du anpassa hur ni vill leverera milersättning och traktamenten och sedan enkelt välja leveranssätt av filen.

Digitalt hela vägen!

Samtliga lösningar för utläggshantering som bygger på Companyexpense får nu möjligheten att ta emot digitala kvitton. På kvittobilden som kommer från butiker, restauranger etc. som har digitala kvitton finns knappen “Redovisa kvittot”. Genom att trycka på den så får man möjlighet att knyta ihop kvitton med aktuell utläggstjänst. Glöm inte att fråga efter ett digitalt kvitto nästa gång du handlar!

Digitalt hela vägen!

Uppdateringar 1 jul-8 okt 2018

Drivmedelsförmån

Vi har öppnat upp en funktion att rapportera drivmedelsförmån för användare för varje månad och erbjuds till alla utan extra kostnad. Aktivering av drivmedelsförmån görs för respektive görs för respektive organisation under Tilläggstjänster och Funktioner. När valet är gjort uppdateras vänstermenyn för organisationen och kommer även innehålla alternativet Drivmedelsförmån.Drivmedelsförmån i Companyexpense

Tjänsten är för er där företaget betalar drivmedel för tjänstebilen. Faktura på bensinkort går i regel till företaget och privata resor måste då rapporteras och förmånsbeskattas. Stöd finns för både schablonmetod och fast pris.

Alla drivmedelsperioder som användaren ska rapportera för skapas upp per automatik den första varje månad och när användaren läggs till som användare av drivmedelsförmån.

Drivmedelsförmånen hamnar under Ej inskickade utlägg och det står vilken period den avser. Alla resor som är gjorde i tjänsten läggs till genom att klicka på plustecknet till höger eller att inkludera milersättningar som registrerats.

Användaren kan välja att registrera en resa som täcker alla tjänstemil eller rapportera samtliga. När perioden är avslutad kan användaren, precis som med vanliga utlägg, inkludera drivmedelsförmånen i en utläggsrapport och skicka in.

Koppla ditt Firstcard till Companyexpense

Äntligen är Companyexpense integrerat med ditt Firstcard från Nordea. Genom integrationen kan vi ytterligare automatisera din hantering av köp med företagskort. Alla köp du gör med Firstcard kommer automatiskt skapas upp i Companyexpense och du bifogar bara kvittobilden. Underlaget skickas in och är matchat och klart mot kortfakturan helt automatiskt.

Nytt samarbete med Telia Sense

Tillsammans med Telia Sense, Telias lösning för den uppkopplade bilen, gör vi företagens redovisning för milersättning och trängselskatter ännu smidigare.

Genom Telia Sense skickas alla uppgifter om t ex. milersättning rakt in i redovisningssystemet istället för att som idag hanteras och rapporteras manuellt. Vi återkommer med mer info om detta under hösten.

Uppdateringar 1 jan-30 jun 2018

Kunna betala ut rapporten via betalfil

Vi har lagt in stöd för användaren att ange sitt bankkontonummer och ett stöd för att ta ut en betalfil som kan skickas till banken för inskickade och godkända rapporter.

Skattepliktigt endagstraktamente

Endagsförrättning, eller endagstraktamente som många kallar det, är skattepliktigt. Om arbetsgivaren betalar ut ersättning för endagsförrättning finns nu även möjligheten att hantera det i Companyexpense.

Regelverk: Beloppet bygger på Skatteverkets belopp alternativt om organisationen själv satt ett högre belopp. Beloppet bygger också på eventuell utlandsvistelse.

Tid för heldag: Resan inleds före kl 12:00 och avslutas efter 19:00.
Tid för halvdag: Resan inleds efter kl 12:00 och avslutas efter 19:00 eller inleds före kl 12:00 och avslutas före 19:00.

Kontering: Beloppet sätts på skattepliktigt istället för skattefritt som med vanliga traktamenten.

Flera attestanter

Vi har nu gjort en del förändringar kring attest. Efter senaste releasen kan man nu:

  • aktivera funktionen att även obehöriga godkännare ska kunna granska rapporter
  • ställa in antal behöriga godkännare som krävs (upp till 3 st)
  • lägga en eller flera godkännare per avdelning, inklusive beloppsgräns
  • lägga in en standardgodkännare

Rapporten går sedan från den egna avdelningen och uppåt tills rätt antal behöriga godkännare har godkänt rapporten. De som har granskat och godkänt rapporten visas med namn och klockslag på rapporten. Det går även att ha en eller flera tillfälliga godkännare, om den ordinarie godkännaren t ex går på semester. Det finns även stöd för nya attestflödet i appen.

Få statistik över alla utlägg

Nu är det möjligt att ta ut statistikrapporter över alla utlägg i Companyexpense. Välj vilken period du vill få en rapport på och få rapporten i en Excelfil för att göra avstämningar eller följa upp kostnader etc. Du hittar funktionen under “Min organisation”.

Stöd för kostnadsställe och projekt på traktamente och milersättning

Det går nu att ange detta vid skapandet av traktamente och milersättning för en ännu mer översiktlig utläggshantering.

Attestering på utläggsnivå

Nu finns möjligheten att attestera på utläggs- och/eller kostnadsställenivå. Rapporten godkänns då inte i sin helhet utan olika personer kan nu attestera/avslå enskilda utlägg. Det nekade utlägget hamnar hos användaren igen och kan redigeras innan det skickas in på nytt för attestering. Det går då inte att ändra i redan godkända utlägg utan endast de nekade är öppna för redigering.

Tvåfaktorsinloggning

Nu finns stöd för tvåfaktorsinloggning genom SMS för användare på partnernivå.

Funktion för att ladda ner bokförings- eller lönefil direkt till datorn

Funktionen hittas under inställningar för rapporter och har benämningen ”Ladda ned godkända rapporter direkt i webbläsaren”.