Mehr Flexibilität von Firmen bezüglich der Anwesenheit im Büro und Arbeiten im Homeoffice bedeutet, dass Reisekostenabrechnung, Verpflegungsgeld und Kilometerleistung bei den Rückerstattungsanfragen Konkurrenz bekommen.
Da immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen ein hybrides System aus Anwesenheit im Büro und Homeoffice bieten, gibt es immer mehr Rückerstattungsanfragen in Zusammenhang mit der Einrichtung eines Büros Zuhause. Tatsächlich hat ein Vergleich aus anonym gesammelten Ausgabendaten aus den Jahren 2020 und 2021 ergeben, dass sich die Anzahl der Rückerstattungsanfragen in diesem Zeitraum verdoppelt hat.
Doch wie kann ein Unternehmen da noch den Überblick behalten?
Keine Angst: Mit diesen 7 Tipps behalten Sie immer die Oberhand. Wenn Sie sich an unsere Ratschläge halten, bleibt ihr Spesenmanagement auch im Jahr 2022 top organisiert, Ihre Arbeitsabläufe werden verbessert und Ihre Mitarbeiter:innen bleiben glücklich. Und ganz nebenbei reduzieren Sie damit auch die oft unorganisierte Papierflut an Rechnungen und dergleichen, die Ihre Buchhaltung managen muss.
Hier sind also unsere Tipps in keiner bestimmten Reihenfolge:
Finden Sie heraus, was funktioniert und bleiben Sie dabei
Niemand kennt Ihr Unternehmen so gut wie Sie. Deshalb sind auch Sie am besten dazu geeignet, eine gute Lösung für Ihre Ausgabenverwaltung zu finden. Wenn eine Lösung für die Sales- oder die Marketing-Abteilung eines Unternehmens gesucht wird, wird immer penibel darauf geachtet, dass diese echten Mehrwert bringen – warum sollte das bei Spesenmanagement anders sein? Auch wenn Sie damit nicht unbedingt Gewinne für Ihr Unternehmen generieren, so hat eine effiziente, smarte Lösung doch großes Potenzial, Zeit, Geld und Nerven zu sparen.
Sie fragen sich, wie das geht? Ganz einfach: Ein wirklich gutes Ausgabenmanagement integriert sich nahtlos in Ihre existierenden Systeme und Workflows, statt dagegen zu arbeiten. Denn wenn Sie eines nicht brauchen, dann ist es eine Spesenverwaltung, die Ihnen und Ihrer Buchhaltungsabteilung das Leben schwerer macht und die notwendigen Prozesse noch weiter verkompliziert.
Nutzen Sie die Zahlungskarten, die SIE möchten
Wenn ein Ausgabenmanagement von Ihnen verlangt, dass Sie die Bank wechseln oder neue Bankomat- oder Kreditkarten für Ihre Firma organisieren, sollten Sie sich gut überlegen, ob diese Lösung wirklich die richtige für Sie ist. Eine hochwertige Spesenverwaltung kann völlig problemlos mit allen Banken und Zahlungskarten interagieren und es sollte nicht nötig sein, dass Sie Anbieter wechseln. Abgesehen davon, dass Sie sich durch das Beibehalten der bereits von Ihnen genutzten Zahlungsinfrastruktur viel Zeit sparen, bedeutet ein agnostisches System auch, dass Sie in Zukunft unabhängig sind und Ihren Anbieter jederzeit wechseln können, wenn eine andere Bank ein besseres Angebot für Sie hat. Es ist Ihre Entscheidung, mit welcher Bank Sie arbeiten – und das soll auch so bleiben!
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen allen Gesetzen und Vorschriften entspricht – weltweit
Entsprechen die Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungssysteme in Ihrem Unternehmen der DSGVO und anderen EU-Vorschriften? Es ist unerlässlich, dass Ihre Ausgabenverwaltung die Daten sicher und den regionalen Privatsphäre-Gesetzen entsprechend speichert und verarbeitet. Das ist schon eine Herausforderung, wenn ein Unternehmen nur in einem einzigen Land aktiv ist, und wird zur Mammutaufgabe, wenn weitere Standorte mit anderen Vorschriften dazukommen.
Davon, wie kompliziert das werden kann, wenn die Standorte auf der ganzen Welt verteilt sind, wollen wir gar nicht erst anfangen … sagen wir einfach, dass es in so einem Fall absolut unerlässlich ist, dass Ihr Spesenmanagement an die Landessprache und die Steuervorschriften anpassbar ist. Denn es ist nicht nur zeit-, sondern auch kostenintensiv, Fehler zu korrigieren: Durchschnittlich kostet es etwa 18 Minuten und 52 USD, solche Fehler auszumerzen. Dazu kommt, dass sich die Steuervorschriften oft jährlich ändern, und das meist in mehr als nur einem der Länder, in denen eine Firma aktiv ist. Sie sehen schon: Das wird alles sehr kompliziert. Deshalb ist es so wichtig, dass Ihre Ausgabenverwaltung hier immer auf dem neuesten Stand ist und sich bei Bedarf an neue Regulierungen anpasst. Haben Sie so ein smartes System? Wir schon!
Bleiben Sie auch im digitalen Zeitalter ganz vorne mit dabei
Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ändert sich, und Unternehmen auf der ganzen Welt versuchen gerade herauszufinden, wie sie diesen Wandel und die digitale Transformation für ihren Vorteil nutzen können. Die Tatsache, dass Remote-Arbeiten und hybride Modelle auf dem Vormarsch sind, ist die perfekte Chance für Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsabteilungen, alle Abläufe zu digitalisieren.
Falls Ihr Unternehmen noch kein funktionales, digitales Spesenmanagement hat, ist jetzt die Zeit, sich danach umzusehen. Denn wenn Ihre Mitarbeiter:innen – ebenso wie Ihre Kund:innen – mehr Flexibilität genießen, bedeutet das auch, dass Ihre Finanzprozesse flexibler werden müssen, um in der neuen Realität effizient zu bleiben. In einer Welt, in der Ihre Mitarbeiter:innen nicht mehr jeden Tag in die Arbeit kommen müssen, um ihre täglichen Aufgaben zu erfüllen, ist es nicht mehr zeitgemäß, dass sie extra ins Büro kommen müssen, um Ihre Spesenabrechnung einzureichen, oder?
Nutzen Sie Automatisierung, um Ihre Prozesse effizienter zu gestalten
Wenn Sie Ihre Workflows rund um Spesenmanagement digitalisieren, bedeutet die Automatisierung repetitiver Aufgaben für Ihre Buchhaltung eine enorme Zeitersparnis. Systeme für die Spesenverwaltung sind heutzutage immer einfacher zu nutzen und integrieren sich oft nahtlos in Ihre existierenden Arbeitsabläufe und Programme.
Überlegen Sie einmal kurz, wie lange es aktuell dauert, bis ein Rückerstattungsantrag in Ihrem Unternehmen abgewickelt ist und Ihre Mitarbeiter:innen ihr Geld zurückbekommen. Und jetzt stellen Sie sich vor, wie schnell das gehen könnte, wenn repetitive Tätigkeiten automatisiert wären. Wie könnte Ihre Finanzabteilung ihre Zeit stattdessen nutzen? Welche Vorteile hätte dieses Mehr an Zeit für das gesamte Unternehmen?
Machen Sie Ihren Mitarbeiter:innen das Leben leichter
Wenn ein Unternehmen den Schritt in die Digitalisierung macht, bedeutet das für seine Mitarbeiter:innen meistens, dass sie sich mit einer Reihe neuer Softwareprogramme und Prozesse vertraut machen müssen. Das ist nicht immer einfach und kostet oft viele Nerven. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen das Leben leichter machen wollen, sollten Sie unbedingt darauf achten, eine Ausgabenmanagement-Lösung zu wählen, die intuitiv und einfach zu nutzen ist.
Im Zuge der Coronakrise haben sehr viele Menschen schnell lernen müssen, mit digitalen Prozessen umzugehen – und mittlerweile sind die meisten es gewöhnt, dass Apps und Softwareprogramme einfach aufgebaut sind und auch ohne lange Schulung genutzt werden können, da die Nutzungsoberfläche intuitiv ist. Besonders für ein Spesenmanagement ist das wichtig, da der gesamte Rückerstattungsprozess von vielen lediglich als notwendiges Übel angesehen wird. Wenn aber die dafür genutzte Plattform unkompliziert ist und allen Beteiligten das Leben leichter macht, könnte sich das ändern.
Vereinfachen Sie Kilometerleistungen und Tagesgelder
Nach der Coronapandemie kehren nun immer mehr Menschen wieder zurück in ihren Büroalltag und auch Geschäftsreisen gehören mittlerweile wieder zur Norm. Im 21. Jahrhundert ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter:innen ihre Ausgaben schnell und unkompliziert auch unterwegs aufzeichnen und einreichen können. Und auch wenn es in Ihrem Unternehmen seit der Pandemie vielleicht allgemein weniger Geschäftsreisen gibt, heißt das noch lange nicht, dass es kein entsprechendes Feature in Ihrem Spesenmanagement geben sollte. Wenn auch nur eine:r Ihrer Mitarbeiter:innen für die Arbeit reist, muss Ihre Ausgabenverwaltung Kilometerleistungen und Tagesgelder effizient verarbeiten können.
Dazu gehört zum Beispiel, dass es einfach sein muss, Ausgaben zu erfassen, aber auch, dass Einheiten automatisch umgerechnet werden – etwa Meilen in Kilometer oder Pfund in Euro. Und wenn Ihre sichere und verlässliche Spesenmanagement-Lösung es Ihren Mitarbeiter:innen leicht macht, Kilometer- und Tagesgelder zu erfassen, ist das auch gut für Ihr Unternehmen.
Unterm Strich
Seien wir ehrlich: analoge Prozesse rund um Rückerstattungsanfragen machen eigentlich niemandem wirklich Spaß. Für Mitarbeiter:innen ist es meist einfach nur nervig, wenn sie Formulare suchen, herunterladen, ausdrucken und ausfüllen und diese dann gemeinsam mit den Belegen per E-Mail oder mit der Post einreichen müssen. Und auch für die Buchhaltung ist es oft mühsam, die Anträge abzuarbeiten – insbesondere, wenn diese nicht vollständig oder eindeutig sind und es deshalb zu Verzögerungen bei der Verarbeitung der Anträge und somit auch der Auszahlung der fälligen Beträge kommt. Das muss doch besser gehen, oder?
Das finden wir auch! Nehmen Sie sich unsere 7 Tipps zu Herzen, und schon können Sie Ihre Prozesse rund um die Ausgabenverwaltung vereinfachen. Nicht nur Ihre Mitarbeiter:innen werden froh sein, wenn die Rückerstattungsworkflows unkomplizierter werden: Ihr gesamtes Unternehmen wird von den effizienteren Abläufen jetzt und in Zukunft profitieren. Probieren Sie es aus.
