Ob unterwegs, wenn die Ausgabe getätigt wird, oder im Büro, bei der Spesenabrechnung: Rechnungsbelege machen uns das Leben nicht wirklich leichter! Oft sind sie verschmiert oder gehen verloren, und schon wird die Rückerstattung von Firmenausgaben zum Spießrutenlauf.
Wenn die Quittungen es unbeschadet bis in die Buchhaltung schaffen, passiert es trotzdem noch öfter, als wir zugeben möchten, dass die eine oder andere unter Bergen von Dokumenten verloren geht. Dank praktischen OCR-Scannern gehören diese Probleme aber der Vergangenheit an, denn die gescannten Papierdokumente werden ganz einfach in digitaler Form gespeichert.
In diesem Blogpost erklären wir, wie ein OCR-Scanner funktioniert und zeigen Ihnen, wie Sie mithilfe der integrierten Texterkennung der Findity-App Ihre Quittungen ganz einfach sichern und firmenintern teilen können.
Was ist ein Belegscanner
Wie der Name schon sagt sind Belegscanner Geräte – mittlerweile auch oft einfach Apps – die Ihre Belege erfassen und in digitaler Form speichern. Wenn der Belegscanner um eine optische Texterkennung erweitert ist, passiert jedoch mehr, als nur die Erstellung eines Bilds. In diesem Fall liest die Software nämlich alle wichtigen Informationen der Quittung aus, sodass beispielsweise Rechnungsbetrag und Währung automatisch gespeichert werden. In Ländern wie dem Vereinigten Königreich, Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten diese digitalen Versionen, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind, bereits als ausreichender Ersatz für die Papierbelege und dürfen in der Buchhaltung verwendet werden.
Auch wenn es Geräte gibt, die das Scannen und Auslesen für Sie übernehmen können, ist die modernere und einfachere Lösung mittlerweile doch einen Schritt weiter: Mithilfe einer App zur Ausgabenverwaltung können Sie einfach ein Foto von den Belegen machen, und schon liest die Software alle wichtigen Informationen aus und überträgt sie automatisch in die von Ihnen genutzten Systeme.
Welche Vorteile bringt eine App zur Spesenverwaltung?
Gehen wir davon aus, dass es Ihnen auf Ihrer letzten Geschäftsreise tatsächlich gelungen ist, alle Rechnungen und Belege zu sammeln und sicher zu verwahren. Sie haben nichts versehentlich weggeworfen, alle Quittung sind gut lesbar und es versteckt sich auch kein Kassenbon mehr in irgendeiner Jackentasche.
Der nächste Schritt, wenn Sie es geschafft haben, alle Belege aufzubewahren – herzlichen Glückwunsch an dieser Stelle, bei uns hat das noch nie geklappt – ist die Verarbeitung der Rechnungen. Das beginnt meistens damit, dass Sie alle Ausgaben von Spesen über Kilometerleistungen bis zu Tagesgeldern irgendwo für die Buchhaltung zusammenfassen müssen. Viele Unternehmen nutzen dazu ein Formular oder eine Tabelle, welche dann mit den Belegen an das Buchhaltungsteam weitergeleitet werden. Dort werden sie bestätigt und verarbeitet, damit Sie am Ende Ihre Rückerstattung bekommen.
Manche Unternehmen stellen Ihnen vielleicht einen Scanner zur Verfügung, damit Sie die Belege digitalisieren können, doch bei 10 Belegen oder mehr wird auch das schnell zu einer mühsamen, langwierigen Aufgabe, denn die Details der Quittungen müssen ja trotzdem noch manuell irgendwo eingetragen werden.
Also machen Sie sich daran, die Daten händisch in ein Formular einzutragen oder digital in der Tabelle festzuhalten – vermutlich sind sie müde von der Reise, oder gestresst, weil Sie nach dem Urlaub viel aufarbeiten müssen. Und weil das manuelle Eintragen der Ausgaben nicht nur langweilig, sondern auch mühsam ist, machen Sie einen Fehler. Kann passieren. Doch leider kostet dieser Fehler das Unternehmen etwa €52 und es dauert durchschnittlich etwa 18 Minuten, bis er korrigiert ist.
Nicht so, wenn Ihre Firma eine App zum Ausgabenmanagement mit ihren vielen Vorteilen nutzt. Mit so einer App können Sie:
- die Ausgaben schneller einreichen
- menschliche Fehler vermeiden
- die Rechnungen digitalisieren, egal wann, egal wo
Wenn in der App für die Spesenverwaltung auch noch ein moderner OCR-Scanner integriert ist, wie es bei Findity der Fall ist, ist das sogar noch besser – denn hier werden Ihre Belege nicht nur digitalisiert, sondern auch direkt ausgelesen.
Belege scannen mit Findity
Es ist unser Ziel bei Findity, Ihnen das Leben leichter zu machen – und so bietet unsere App eine Reihe von praktischen Funktionen, mit denen Sie Belege schneller erfassen und Fehler vermeiden.
Die automatische Texterkennung unserer App liest alle wichtigen Belegdaten aus und speichert Informationen wie Sprache, Ausgabenkategorie, Währung, Steueranteil, Rechnungsbetrag und so weiter der Quittung. Und wenn Sie bei der Überprüfung der ausgelesenen Daten einen Fehler entdecken, können Sie diesen ganz einfach korrigieren, bevor Sie den Beleg speichern und abschicken. Außerdem warnt die App Sie davor, wenn Sie einen bereits verarbeiteten Beleg noch einmal scannen möchten.
Das Praktische an der App ist, dass alle Mitarbeiter:innen von Außendienstangestellten bis zum Buchhaltungsteam sie sich einfach herunterladen und nutzen können, egal wo sie sind. Die Firma ist somit nicht mehr auf ein einziges Gerät angewiesen, wenn es darum geht, Belege zu digitalisieren. Das können jetzt alle machen, egal wann, egal wo.
Wenn Sie Ihre Belege mit Findity scannen, werden die Daten sofort erfasst und nach der Bestätigung umgehend an Ihre Systeme weitergeleitet. Ihre Mitarbeiter:innen können das jederzeit und an jedem Ort machen, Ihre Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungssysteme sind so immer auf dem neuesten Stand und Ihr Unternehmen entspricht allen Vorschriften.
Doch Findity bietet so viel mehr: Das Scannen von Belegen ist nur eine Funktion unserer praktischen App – entdecken Sie unser Angebot.
