Es kostet ein Unternehmen durchschnittlich rund 60 EUR, einen einzigen Ausgabenbericht zu bearbeiten. Hochgerechnet auf die Anzahl der Mitarbeiter:innen, die jedes Monat eine Spesenabrechnung einreichen, zeigt sich, dass die Ausgabenverwaltung für große Unternehmen ziemlich schnell ziemlich teuer werden kann – und das sogar, ohne dass fehlerhafte Berichte ausgebessert werden müssen.
Und genau darum implementieren immer mehr moderne Unternehmen ein System zur automatisierten Ausgabenverwaltung – diese sparen nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld. In diesem Blogpost sehen wir uns an, welche Prozesse das Ausgabenmanagement umfasst und wie Unternehmen die Digitalisierung in diesem Bereich insbesondere bei Rückerstattungen für ihren Vorteil nutzen können.
Was ist ein Ausgabenbericht zur Spesenabrechnung
Ein Ausgabenbericht ist nichts anderes als eine Liste aller Ausgaben, die ein:e Angestellte:r im Zuge der Arbeitsausübung für Ihre Firma getätigt hat. Die einzelnen Posten werden Kategorien zugeordnet und umfassen zum Beispiel Reisekosten, Tages- und Verpflegungsgelder sowie Kilometerleistungen.
Jede:r Mitarbeiter:in führt Buch über die im Laufe eines Monats getätigten Ausgaben und reicht diese dann in Form eines Berichts ein. Dieser Ausgabenbericht wird, wenn alles in Ordnung ist, freigegeben und an das Finanzteam der Firma weitergeleitet. Dort wird der Bericht noch einmal eingehend überprüft, genehmigt, manuell in die Buchhaltungssoftware eingetragen und dann für die Rückerstattung freigegeben.
In der Regel sind die folgenden Informationen für den Ausgabenbericht notwendig:
- Name, Position und Lohnlistennummer des:der jeweiligen Mitarbeiter:in
- Datum der Ausgabe
- Art der Ausgabe
- Höhe der Ausgabe
- Zahlungsart (Bar- oder Kartenzahlung)
- Name des verkaufenden Unternehmens
- Zwischensumme der jeweiligen Ausgabekategorien
- Gesamtsumme der Ausgaben aller Kategorien
- Belege in digitaler oder Papierform
Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Ausgabe für die Firma tätigt, muss er:sie alle damit einhergehenden Dokumente – meistens sind das Belege – aufbewahren und im Buchhaltungssystem einreichen, damit die Rückerstattung durchgeführt werden kann. Wenn es mehrere Ausgaben für eine Reise gibt, werden diese in einem Ausgabenbericht zusammengefasst, sodass alle Firmenausgaben auch direkt in die Buchhaltung miteinbezogen werden.
Wieso sollte Ihr Unternehmen Ausgabenberichte in der Spesenverwaltung nutzen?
Jede Firma hat ihre eigene Herangehensweise an Ausgaben und inwiefern diese zurückerstattet werden. Indem Sie festlegen, dass ein Rückerstattungsantrag eine bestimmte Form braucht – also zum Beispiel als Ausgabenbericht eingereicht werden muss – stellen Sie sicher, dass die Anträge sowohl Ihre individuellen Anforderungen erfüllen als auch rechtskonform sind.
Durch diese standardisierte Herangehensweise an das Thema Rückerstattung wird es für Ihre Firma und vor allem für Ihre Finanzabteilung leichter, Ausgaben richtig zu verbuchen, und zu berechnen, wie sich diese auf die Gewinne auswirken. Das ist vor allem auch wichtig, damit bei Ihrem Betrieb auch aus steuerlicher Sicht alles seine Richtigkeit hat.
Denn wie Sie vermutlich wissen sind nicht alle Ausgaben tatsächlich auch steuerlich absetzbar. Um hier Fehler zu vermeiden, müssen alle Ausgaben richtig kategorisiert werden. Außerdem ist es in den meisten Ländern verpflichtend, dass es einen „Beweis“ für die Ausgabe in Form eines Belegs gibt.
Das Schöne an Ausgabenberichten ist, dass diese Ihnen das Leben wirklich leichter machen können – vorausgesetzt, sie sind gut durchdacht und werden konsistent umgesetzt. Zum Beispiel wird es so viel leichter, den Steuervorschriften zu entsprechen, und auch die Vorbereitungen auf eine Buchprüfung werden signifikant vereinfacht. Ein weiterer Vorteil der Ausgabenberichte ist, dass die Kalkulationen für Ihre Firma effizienter und genauer werden: Sie haben so einen guten Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen und Abteilungen und wissen sofort, ob diese sich im vereinbarten Rahmen bewegen.
Sie bekommen so auch gute Einblicke, die Ihnen gewisse Firmenentscheidungen erleichtern: Sie können zum Beispiel handeln, wenn ein:e Mitarbeiter:in in einer Kategorie zu hohe Ausgaben hat, oder bemerken, wenn eines der Dienstleistungsunternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, keine guten Preise mehr hat, sodass Sie neu verhandeln oder den Anbieter wechseln können. Aus Sicht Ihrer Mitarbeiter:innen bieten Ausgabenberichte den Vorteil, dass die Rückerstattung transparenter wird. Sie wissen nun genau, welche Beträge sie selbst gezahlt haben und wie hoch ihre Rückerstattung sein muss.
Doch bei allen Vorteilen gibt es doch ein großes Problem, wenn Sie Ihre Ausgabenberichte manuell erstellen: Der Prozess ist sehr anfällig für menschliche Fehler. Die Mitarbeiter:innen können sich bei der Eingabe vertippen, Belege können verloren gehen oder unleserlich werden – und schon ist der ganze Workflow ineffizient.
Manuelle Rückerstattungsanträge
Bei der manuellen Herangehensweise an die Spesenabrechnung müssen Mitarbeiter:innen alle Belege sammeln und ordnen. Dabei müssen sie die im Ausgabenbericht zugeteilte Nummer für jede Aufgabe auf den zugehörigen physischen Beleg schreiben, damit die Abstimmung erleichtert wird.
Nachdem die einzelnen Rückerstattungsanfragen auf ihre Richtigkeit geprüft wurden, muss nun ein:e Mitarbeiter:in der Buchhaltungsabteilung jeden einzelnen Beleg manuell einbuchen, um die Rückerstattung zu ermöglichen. Wenn in diesem Schritt aber ein Fehler bemerkt wird – etwa ein fehlendes Dokument oder ein Posten, der nicht für die Rückerstattung infrage kommt, geht der Ausgabenbericht wieder zurück an den:die Antragsteller:in.
Bei dem manuellen Prozess dreht sich alles darum, ob die einzelnen Mitarbeiter:innen die gesetzlichen und von Ihrer Firma ausgegebenen Richtlinien zur Rückerstattung nicht nur lesen, sondern vor allem auch verstehen und korrekt anwenden. Da die Vorschriften aber oft sehr kompliziert sind, ist keine Überraschung, dass sich hier mehr oder weniger regelmäßig Fehler einschleichen.
Insbesondere wenn Ihre Mitarbeiter:innen unterwegs sind, wenn sie ihre Firmenausgabe tätigen, können Kassenbons und ähnliche Belege leicht verloren gehen oder werden beschädigt. Und wenn das passiert, wird es quasi unmöglich, einen Rückerstattungsantrag zu validieren.
Automatisierte Rückerstattungsanträge
Sie können das Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern, indem Sie eine automatisierte Lösung zur Spesenverwaltung implementieren. Wir haben einige der wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst.
Weniger Fehler
Intelligente Lösungen zur Spesenverwaltung reduzieren die Bearbeitungszeit auf allen Seiten durch Automatisierung, da viele repetitive, normalerweise manuell ausgeführte Arbeitsschritte von der Software erledigt werden. Das reduziert menschliche Fehler signifikant: Antragsteller:innen müssen die auf den Rechnungsbelegen enthaltenen Infos nicht mehr manuell in eine Tabelle einfügen und in der Bearbeitung muss das Finanzteam die Daten nicht mehr manuell in das Buchhaltungssystem übertragen.
Schnellere Rückerstattung
Niemand wartet gerne auf eine Rückerstattung. Leider ist der manuelle Verarbeitungsprozess bis es zur Rückerstattung kommt in der Regel sehr zeitintensiv, insbesondere, wenn die Ausgabenberichte mehrerer Mitarbeiter:innen abgearbeitet werden müssen. Für jeden einzelnen Antrag muss die Finanzabteilung die Anträge und die beigelegten Rechnungen abgleichen, und oft müssen dann noch mehrere Freigaben und Bestätigungen eingeholt werden, bevor der Betrag in die Buchhaltungs- und Zahlungssysteme eingegeben werden kann. Hier kann ein automatisiertes System viel Zeit sparen, da es die notwendigen Aufforderungen und Erinnerungen ohne menschliche Hilfe verschickt und die Administrator:innen die Anträge von überall prüfen und bestätigen können.
Buchhaltung, die den Vorschriften entspricht
Ein wirklich gutes System zur automatisierten Spesenabrechnung hilft Ihnen dabei, immer den Steuer- und Finanzvorschriften zu entsprechen, da es Sie über etwaige Änderungen informiert oder diese automatisch implementiert. Außerdem passt sich ein gutes Ausgabenmanagement an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen an. So entspricht Ihre Buchführung nicht nur Ihren eigenen Vorschriften, sondern auch den Gesetzen.
Leichterer Zugriff auf Unternehmensdaten
Wenn Sie schon jemals die verschiedenen Finanzaufzeichnungen Ihres Unternehmens durchforsten mussten, um wichtige Infos und Daten zu sammeln, wissen Sie sicher, wie schwierig und zeitraubend das ist. Eine automatisierte Ausgabenverwaltung bietet auch hier jede Menge Mehrwert: Sie verarbeitet die Daten viel effizienter, sodass diese schneller abgelegt und für Sie verfügbar sind. Mit nur wenigen Klicks bekommen Sie Zugriff auf praktische Analysen und können so ganz einfach herausfinden, wo Sie Kosten einsparen können.
Verringertes Betrugsrisiko
Wenn ein Unternehmen wächst und sich die Ausgabenberichte irgendwann mehren, kann die manuelle Herangehensweise an die Spesenverwaltung wirklich problematisch werden, da sie nicht nur ineffizient ist, sondern auch ein relativ hohes Risiko für falsche Anträge und ähnliche Betrügereien im Zusammenhang mit Ihren Richtlinien für Firmenausgaben birgt. Ob nun absichtlich oder unabsichtlich, es kann zum Beispiel vorkommen, dass ein Antrag doppelt im System verarbeitet und somit auch zwei Mal rückerstattet wird. Mit einer automatisierten Lösung zur Ausgabenverwaltung, gehört diese Gefahr der Vergangenheit an, da jeder Antrag vor der Rückerstattung noch einmal verifiziert und mit allen anderen Anträgen abgeglichen wird.
Wenn auch Sie gerne eine moderne Lösung für die Ausgabenverwaltung in Ihrem Unternehmen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sehen Sie sich doch unseren Blogartikel zu den fünf wichtigsten Dingen, die Ihr Ausgabenmanagement können sollte an.
Machen Sie das Ausgabenmanagement zum Kinderspiel
Bei den Nutzer:innen von Findity für die Ausgabenverwaltung beginnt der automatisierte Rückerstattungsprozess ganz einfach: mit ihrem Handy. Sie müssen den Papierbeleg nur in der App abfotografieren und unser integriertes System zur Texterkennung (OCR) liest dann alle wichtigen Informationen vom Rechnungsbetrag über die Mehrwertsteuer bis zu Ausgabekategorie automatisch aus.
In den meisten Ländern müssen die Papierbelege auch bei der automatisierten Spesenabrechnung noch eingereicht werden – oft reicht es aber, wenn das zu einem späteren Zeitpunkt passiert. Wie auch immer die Situation in Ihrem Land ist, mit Findity entsprechen Sie immer den Vorschriften.
Automatisierung macht allen Personen, die mit der Ausgabenverwaltung zu tun haben, das Leben leichter:
- Ihre Mitarbeiter:innen müssen die automatisch ausgelesenen Daten nur mehr überprüfen und können Ihre Anträge vollelektronisch einreichen.
- Deren Manager:innen werden automatisch benachrichtigt und können Anträge auch unterwegs schnell und unkompliziert bestätigen.
- Auch die zuständigen Administrator:innen werden automatisch benachrichtigt und können die finale Prüfung und die Übertragung in das Buchhaltungssystem ganz einfach mit wenigen Klicks durchführen.
- Und schon ist die Ausgabe im System und wird von der Gehaltsabrechnung automatisch rückerstattet.
Sie sehen, durch ein automatisiertes System sparen alle Beteiligten viel Zeit und Nerven. Und als Bonus wird es außerdem einfacher, den Überblick zu behalten: Dadurch, dass die Papierbelege eingescannt und digital abgelegt sind, finden Sie immer alles an einem Ort – im praktischen System von Findity.
Sie möchten wissen, wie schnell und unkompliziert es wirklich ist, einen Ausgabenbericht mit Findity zu erstellen? Dann sehen Sie sich doch dieses kurze Video an:
