Für jeden Betrieb kommt irgendwann einmal der Punkt, an dem es schwierig wird, die Firmenausgaben manuell zu verwalten – insbesondere, wenn diese auch von Mitarbeiter:innen getätigt werden. Unabhängig von der Größe des Unternehmens haben Aufzeichnungen auf Papier und in Excel-Tabellen ihre Grenzen, und das Spesenmanagement wird schnell zur Qual.
In diesem Artikel können Sie herausfinden Sie, was die Ausgabenverwaltung überhaupt ist, wieso sie so wichtig ist und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, wenn sie gut durchdacht ist. Dabei konzentrieren wir uns auf das Wesentliche und zeigen Ihnen, wie das Spesenmanagement vom notwendigen Übel zum Kinderspiel wird.
Was ist Spesenmanagement überhaupt?
Das Ausgabenmanagement, auch bekannt als Ausgabenverwaltung oder Spesenverwaltung, befasst sich mit allen Vorgängen im Unternehmen, die mit der Rückerstattung der von Ihren Mitarbeiter:innen getätigten Firmenausgaben zusammenhängen. Allgemein gilt alles als Firmenausgaben, was mit Ihren Firmenaktivitäten in Zusammenhang steht, doch im speziellen Bereich der Ausgabenverwaltung meinen wir damit insbesondere alle von Ihren Mitarbeiter:innen im Zuge der Arbeitsausübung verursachten Kosten. Dazu gehören auch Tagesgelder, Kilometerleistungen und Repräsentationen.
Wenn Ihre Mitarbeiter:innen diese Kosten vorerst aus eigener Tasche zahlen, müssen sie die Papier- und digitalen Belege aufbewahren, damit die Ausgaben rückerstattet werden können. Manche Unternehmen stellen für Ihre Mitarbeiter:innen auch Zahlungskarten aus, wenn diese häufig Firmenausgaben tätigen. Aber unabhängig davon, wie genau Sie das handhaben, müssen alle Ausgaben in der Buchhaltung ordnungsgemäß festgehalten und verarbeitet werden.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie schicken eine:n Ihrer Mitarbeiter:innen zu einer Messe oder Konferenz. Die Person muss zu der Veranstaltung reisen und in einem Hotel übernachten. Während ihrem Aufenthalt muss sie sich verpflegen, wofür es in der Regel fixe Tagesgelder gibt. Abends geht die Person mit einem:einer Kund:in essen, um dort ein zukünftiges Projekt zu besprechen. Jede einzelne der in diesem Beispiel genannten Ausgaben muss festgehalten und in die Buchhaltung aufgenommen werden.
Nach der Reise muss der:die Mitarbeiter:in daher alle Rechnungen sowie die Berechnungen für Tagesgelder und Kilometerleistungen einreichen, damit diese den Vorschriften entsprechend in die Firmenbuchhaltung aufgenommen werden können. Wenn alles seine Richtigkeit hat und die eingereichten Beträge bestätigt werden, erfolgt nun eine Rückerstattung der von der Person vorgestreckten Spesen.
Warum ist die Ausgabenverwaltung so wichtig?
Es gibt viele Gründe, warum das Spesenmanagement für Ihre Firma wichtig ist:
- Mitarbeiter:innen haben in der Regel kein Problem damit, Firmenausgaben selbst zu bezahlen, solange die Beträge zeitnah zurückerstattet werden. Hier gilt: Je schneller die Rückerstattung erfolgt, desto zufriedener sind die Mitarbeiter:innen.
- CFOs brauchen ein verlässliches Ausgabenmanagement, damit sie die finanzielle Situation im Unternehmen realistisch abschätzen können.
- Finanzteams sind dafür verantwortlich, dass Ihr Unternehmen allen Steuer- und Buchhaltungsvorschriften entspricht. Sie brauchen daher einen guten Überblick über alle Spesen.
Welche Vorteile hat ein gutes Ausgabenmanagement?
Die meisten Menschen sind sich einig, dass die Spesenverwaltung vor allem eines ist: ein notwendiges Übel. Auch wenn das stimmen mag, bedeutet es nicht, dass Ihr Unternehmen nicht davon profitieren kann, eine sinnvolle, effektive Lösung für das Spesenmanagement zu implementieren. Einige wichtige Vorteile sind:
- Auch ohne böse Absichten kann es vorkommen, dass durch fehlerhafte Anträge zu viel Geld rückerstattet wird. Durch ein übersichtliches Ausgabenmanagement können Sie absichtliche und unabsichtliche Betrugsversuche vermeiden und Unstimmigkeiten direkt überprüfen.
- Ein gutes Spesenmanagement hilft Ihnen nicht nur dabei, immer den Überblick zu behalten, sondern auch, allen Vorschriften zu entsprechen. Besonders bei den sich ständig verändernden Steuergesetzen ist es beruhigend, zu wissen, dass alles gut dokumentiert und durch Rechnungen belegt ist.
- Den Überblick über alle Firmenfinanzen zu behalten ist immer eine Herausforderung. Durch eine gut durchdachte Ausgabenmanagement-Lösung haben Sie Ihre Laufkosten immer im Blick.
Warum ist es so einfach, den Überblick zu verlieren?
Egal ob Start-up oder seit vielen Jahren etabliertes Unternehmen: Die Verwaltung der Ausgaben wird oft zur scheinbar unschaffbaren Mammutaufgabe, wenn Belege und anderer Papierkram sich stapeln, die Ordnung langsam aber sich verschwindet und Rechnungen verloren gehen.
Insbesondere manuelle Prozesse sind hier besonders problematisch, denn egal, ob es nun ein einfacher Vertipper ist oder ein unleserlicher Beleg: Fehler schleichen sich einfach ein. Diese dann zu korrigieren, kostet ungefähr gleich viel wie die eigentliche Verarbeitung der Ausgabe.
Vor allem Kassenbelege gehen gerne verloren oder werden versehentlich weggeworfen. Wenn das passiert, kann es unmöglich werden, eine Ausgabe zu belegen – und als wäre das noch nicht genug, machen es strenge Buchhaltungs- und Steuerregelungen in so einem Fall oft unmöglich, die Ausgabe zurückzuerstatten.
Wie können Sie wieder die Kontrolle übernehmen?
Mit der App von Findity bündeln Sie alles, was mit der Ausgabenverwaltung zu tun hat, an einem einzigen Ort. Sowohl Ihre Mitarbeiter:innen als auch Ihr Finanzteam nutzen die praktische App, in der alle Informationen transparent und nachvollziehbar gesammelt werden. Die wichtigsten Funktionen umfassen:
- Belege: Der integrierte OCR-Scanner zur Texterkennung liest alle wichtigen Informationen der abfotografierten Papierbelege automatisch aus, sodass Sie Details wie den Rechnungsbetrag, den Steuersatz oder die Währung nur mehr bestätigen und nicht mehr manuell eingeben müssen.
- Kilometerleistungen: Das Berechnen von Kilometerleistungen war früher ein langwieriger und komplizierter Prozess. Dank Findity wird der nun zum Kinderspiel: Sie müssen lediglich den Startpunkt und Ihren Zielort eingeben, und schon berechnet die App die gefahrene Distanz und den daraus resultierenden Betrag für die Rückerstattung.
- Tagesgelder: Die App von Findity weiß über die aktuellen Tagessätze entsprechend der lokalen Vorschriften Bescheid. Für Ihre Mitarbeiter:innen bedeutet das, dass sie nicht mehr lange herumzurechnen brauchen, sondern lediglich auswählen müssen, was ihre Reise beinhaltet hat. Den Rest macht die App.
- Kartenzahlungen: Findity ist mit allen europäischen Zahlungskarten kompatibel. Verbinden Sie die von Ihnen genutzten Bankomat- oder Kreditkarten einfach mit der App und wählen Sie aus, welche Zahlungen Firmenausgaben waren und daher rückerstattet werden müssen.
