Wenn es um das Thema Ausgaben geht, gibt es immer zwei Seiten: Einerseits müssen Unternehmen darauf achten, dass Ihre Zahlen immer korrekt sind, andererseits ist es für Mitarbeiter:innen wichtig, dass sie für die Firma getätigte Ausgaben zeitnah rückerstattet bekommen. Umso überraschender ist es, dass trotz der vielen Vorteile von digitalem Spesenmanagement laut einer YouGov-Untersuchung nur etwa 8,5 % der Angestellten in Deutschland ein derartiges digitales Angebot nutzen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir die aktuelle Situation in Deutschland vor und zeigen, wie sich mehr Unternehmen die Vorteile einer digitalen Spesenverwaltung zunutze machen können. Den vollständigen Bericht zur Umfrage können Sie hier herunterladen.
Wer stellt in Deutschland Rückerstattungsanträge?
In unserer von YouGov durchgeführten Umfrage wurde untersucht, wie Angestellte ihre Spesen in Deutschland und 10 weiteren europäischen Ländern verwalten. Ziel der Umfrage war es, eine Momentaufnahme der aktuellen Trends im Bereich der Spesenverwaltung zu erstellen und herauszufinden, ob der Markt im Bereich der digitalen Angebote gesättigt ist.
Laut der YouGov-Untersuchung tätigen 25 % der arbeitenden Personen in Deutschland Firmenausgaben – am häufigsten Menschen, die in diesen Berufen tätig sind:
- andere Berufe: 44%
- Pflegepersonal: 5%
- Buchhalter:in: 5%
- andere IT-Mitarbeiter:in: 4%
- Ingenieur:in: 4%
Welche Ausgaben werden am häufigsten für die Rückerstattung eingereicht?
Die erhobenen Daten zeigen, dass am häufigsten Kilometerleistungen, Repräsentationen und Belege zur Rückerstattung eingereicht werden. Zumeist handelt es sich bei den Personen, die Firmenausgaben tätigen, um Personen in leitender Position und ihre Assistent:innen – kurz, um Personen, die häufig geschäftlich reisen müssen. Das gilt besonders auch für Pflegepersonal, Ingenieur:innen und andere IT-Mitarbeiter:innen: Sie alle müssen häufig reisen, weil sie sich um mehrere Kund:innen an verschiedenen Standorten kümmern, sodass sie oft Anrecht auf Spesen wie Kilometer- und Tagesgeld haben.
Wie werden Rückerstattungen in Deutschland gemanagt?
Auch wenn vor allem in den Bereichen IT und Buchhaltung technisch versierte Personen arbeiten, verlässt sich die Mehrheit der Befragten in Deutschland – nämlich 32 % – bei der Spesenabrechnung nach wie vor auf Tabellen. Das sind rund doppelt so viele Personen wie in den nordischen Ländern, wo um etwa 20 % mehr digitale Lösungen für die Spesenverwaltung verwendet werden, wie im Rest Europas.
Trotz der offensichtlichen Vorteile, die eine standardisierte, einfach verfügbare Ausgabenverwaltung mit sich bringt, liegt Deutschland bei der Nutzung digitaler Lösungen hinter Ländern wie Schweden, Dänemark und Finnland zurück. Allgemein scheinen die Deutschen digitale Tools weniger gern zu nutzen, was sich darin zeigt, dass 24 % der befragten Personen sich mit Papier und Stift um ihre Spesen kümmern.
Dieser Zahl stehen 29 % gegenüber, welche angegebenen haben, dass sie Online-Systeme für Buchhaltung und Gehaltsabrechnung für Ihre Spesenverwaltung nutzen. Das sagt uns, dass es in Deutschland durchaus einen Markt und Wachstumspotenzial für Buchhaltungstools gibt: Gute Nachrichten für Firmen, die Ihr Angebot um eine Ausgabenverwaltung erweitern möchten, welche einfach in führende Buchhaltungs- und Finanzsoftware integriert werden kann. Firmen wie Findity.
Wie wirkt sich die Unternehmensgröße in Deutschland auf die Ausgabenverwaltung aus?
In Deutschland sind es nicht nur junge und Technik-Unternehmen, die digitale Buchhaltungstools nutzen möchten: Laut der Umfrage hängt die Nutzung digitaler Tools vor allem auch mit der Größe der Firmen zusammen. Während im Bereich der Kleinst- und Kleinunternehmen nur etwa 21 % derartige Systeme nutzen, sind es im Bereich der Großunternehmen 45 %.
Tatsächlich gibt es einen direkten Zusammenhang zwischen der Firmengröße und der Nutzung digitaler Buchhaltungslösungen – nicht zuletzt, weil es ab einer gewissen Anzahl von Mitarbeiter:innen schlichtweg unmöglich wird, die Gehaltsabrechnung ohne derartige Tools abzuwickeln. Und das gleiche gilt auch für das Spesenmanagement, obwohl Deutschland länger braucht als andere Länder, wenn es darum geht, mobile Apps für die Ausgabenverwaltung zu implementieren.
Die in Deutschland gesammelten Daten zeigen, dass sich der Anteil an Mitarbeiter:innen, die Firmenausgaben tätigen, mit steigender Firmengröße reduziert: Während in Kleinst- und Kleinunternehmen etwa 30 % der beschäftigten Personen Rückerstattungsanträge stellen müssen, sind es in Großunternehmen nur mehr 21 %. Das liegt daran, dass bei kleineren Unternehmen und Start-ups weniger Personen arbeiten, diese aber oft mehrere Rollen übernehmen – darunter auch solche, mit denen Spesen einhergehen. In großen Unternehmen hingegen gibt es mehr Mitarbeiter:innen und diese sind in der Regel spezialisiert, sodass proportional gesehen ein kleinerer Anteil der Belegschaft mit Spesen zu tun hat.
Ein genauerer Blick auf die Situation bei der Spesenverwaltung zeigt, dass durchschnittlich etwa 8,5 % der Angestellten in Deutschland eine App für ihr Spesenmanagement nutzen. Im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern wie zum Beispiel Schweden, sinkt die Nutzung von Apps zur Ausgabenverwaltung mit steigender Unternehmensgröße: Während 10 % der kleinen und mittleren Unternehmen derartige Apps nutzen, sind es bei den Großunternehmen nur noch 6,5 %.
Die Frage ist also, was ist es, das deutsche KMU bei digitalen Lösungen zur Ausgabenverwaltung sehen, während es deutsche Großunternehmen übersehen? Die Antwort ist ganz einfach: Mehrwert! Kleine und mittlere Unternehmen wissen, dass die Digitalisierung der Spesenverwaltung, zum Beispiel durch eine smarte App, Zeit und Geld spart und gleichzeitig die Fehlerquote senkt.
Eine Plattform für alle Ausgaben
Wir hier bei Findity sind Profis wenn es um das Management von Ausgaben geht. Unsere Plattform für Spesenmanagement hilft Unternehmen und Menschen dabei, Ausgaben, Kilometerleistungen, Tagesgelder und Repräsentationen an einem Ort zu verwalten – und ist dabei vollkommen automatisiert und zu 100 % rechtskonform.
Findity arbeitet mit führenden Buchhaltungsunternehmen sowie Anbietern von Finanzsoftware und Zahlungskarten zusammen, sodass diese unsere Technologie nutzen können – sei es nun mithilfe von APIs, sodass sie die eigenen Unternehmensabläufe optimieren können, oder durch unsere White-Label-Lösung, um das eigene Angebot auszuweiten.
Unser Bericht „The State Of European Expense Management In 2023“ (So sieht Ausgabenverwaltung im Jahr 2023 aus) bietet wertvolle Einblicke rund um das Thema Spesenmanagement in 11 europäischen Märkten, darunter auch Deutschland. Sie können den englischen Bericht kostenfrei herunterladen.
