Registrar y notificar los gastos es una de las tareas administrativas que más quebraderos de cabeza dan a los empleados. Por lo tanto, no es de extrañar que se estén lanzando al mercado nuevas herramientas y tecnologías diseñadas para minimizar este problema y acabar con las tareas manuales que implica este proceso. Pero ¿cuáles son los requisitos que debería cumplir una buena solución de gestión de gastos?
Si estás buscando el mejor programa de gestión de gastos para tu empresa, deberías asegurarte de que te ofrezca las características que te explicamos a continuación.
1. Notificación de gastos rápida y sencilla
Normalmente, estos son los pasos que se siguen para notificar un gasto: se hace una compra, se pide y guarda el recibo, se registra el gasto y se envía el correspondiente informe junto con la copia del recibo. Demasiado esfuerzo, ¿no crees?
- Registro automático del recibo con solo escanearlo o sacarle una foto, lo que simplifica el proceso para los empleados y reduce las posibilidades de que se cometa un error humano o de que los gastos se notifiquen con retraso.
- Una plataforma centralizada en la que se incluya información como las compras, las categorías de los gastos, el saldo restante, las dietas, el kilometraje, etc.
- Una opción multidivisa que permita convertir a la moneda correspondiente las compras que se hayan hecho en otro país. Para que el proceso de notificación de gastos sea lo más rápido y sencillo posible, los sistemas de gestión de gastos deberían incluir las siguientes funciones:
- Compatibilidad con dispositivos móviles para que los empleados puedan escanear y procesar el recibo y, en definitiva, notificar sus gastos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
2. Integración con tarjetas de crédito
Es habitual que algunas empresas ofrezcan a sus empleados tarjetas de crédito corporativas para que hagan compras relacionadas con las necesidades de la empresa. El problema es que a los equipos de contabilidad les suele resultar complicado controlar este tipo de gastos.
La solución es utilizar una herramienta de gestión de gastos en la que estén integradas todas las tarjetas de crédito, lo que permite asignar automáticamente las transacciones y los gastos sin necesidad de ninguna acción manual. Además, los equipos financieros también pueden obtener información en tiempo real sobre los gastos sin tener que consultar las notificaciones manualmente.
3. Aprobación simple y personalizable
Otra pesada tarea del proceso de gestión de gastos es la revisión y aprobación de las notificaciones de gastos. Al contar con un sistema centralizado y unificado, las personas responsables de la aprobación pueden evaluar y validar (o rechazar) los gastos en cuestión de segundos, con solo un par de clics. Si son varias las personas responsables de aprobar los gastos, se debería contar con un sistema de gestión de gastos moderno que ofrezca la posibilidad de establecer una jerarquía por la que vaya pasando el gasto. También debería permitir personalizar el proceso para que, por ejemplo, se puedan configurar varios niveles de aprobación y responsables (o personas autorizadas) según sea necesario.
4. Funciones de cumplimiento automatizado
Estar al tanto de las normativas sobre contabilidad y las normas corporativas específicas de cada región es, en el mejor de los casos, una tarea complicada, pero hacerles cargar a los empleados con la responsabilidad de tener que recordarlas tampoco es buena idea.
Un buen sistema de gestión de gastos debería ser dinámico y tener siempre en cuenta automáticamente cualquier tipo de requisito local, como los impuestos, las dietas u otro tipo de asignaciones. Esta opción hace que, en las empresas, los empleados puedan notificar sus gastos periódicamente desde cualquier lugar, incluso desde varios países.
5. Máxima compatibilidad
A medida que las empresas van avanzando en su digitalización, los sistemas que usan deberían ser compatibles entre ellos. Las empresas que utilicen tecnologías que funcionen de forma independiente lo tendrán más complicado para operar de forma eficiente.
Los sistemas de gestión de gastos deberían ser totalmente compatibles con el software de contabilidad que se utilice, los sistemas ERP y los programas de facturación de los clientes. Así, las personas con puestos de responsabilidad pueden revisar los gastos en el contexto correcto y aprovechar esa información para tomar decisiones fundamentadas.
En definitiva, las empresas que quieran simplificar su proceso de gestión de gastos necesitan una solución que cumpla con todos estos requisitos. ¿Y sabes qué es lo mejor? Que tus empleados y proveedores te lo agradecerán. Y eso sí que no tiene precio.
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