Como hoy en día cada vez son más las empresas que adoptan un estilo de trabajo más flexible e híbrido, los recibos de los gastos de mobiliario y equipos necesarios para teletrabajar ya compiten con los de viajes, dietas y kilometraje.
Este modelo híbrido implica que los servicios y departamentos de contabilidad y nóminas van a tener que enfrentarse constantemente a una gran variedad de gastos. De hecho, si comparamos datos recogidos de forma anónima entre el 2020 y el 2021, podemos observar que los gastos se han duplicado con creces año a año.
Entonces, ¿cómo controlarlos? Que no cunda el pánico. Para ayudarte a conseguir una gestión de gastos de la hostia en 2022, hemos recopilado los 7 mejores consejos sobre gestión de gastos para ayudarte a simplificar y mejorar tus flujos de trabajo, tener a tus empleados contentos y, lo mejor de todo, reducir la cantidad de papeles en tu oficina. Así que aquí van, sin ningún orden en particular.
Decide qué funciona para ti y quédate con eso
Nadie conoce tu empresa mejor que tú. Cuando se buscan soluciones para otras áreas de tu organización, como ventas o marketing, lo que se tiene en cuenta es que beneficien a la empresa y aporten valor. Puede que la gestión de gastos como tal no genere ingresos a la empresa, pero lo que sí que puedes hacer es aprovechar el verdadero valor que ofrecen las soluciones con una buena relación calidad-precio: el ahorro de tiempo y dinero.
¿Cómo? Integrando las mejores soluciones de gastos con los sistemas que utilices. Elige una solución que se adapte a tus necesidades y que se integre perfectamente con las herramientas que ya utilices, no una que sea contraproducente. Lo último que necesitas es aumentar la complejidad de tus procesos de gestión de nóminas y gastos, ¿no crees?
No te cases con ninguna tarjeta bancaria
Si te piden que cambies de banco o contrates una nueva tarjeta de crédito o de empresa para mejorar tu proceso de gestión de gastos, deberías pensártelo dos veces. Por supuesto que no hace falta que cambies de proveedores; de hecho, es mucho mejor utilizar una solución que sea compatible con las tarjetas que ya tengas porque, además, no te ata a una única solución a largo plazo y te ofrece la posibilidad de hacer cambios cuando quieras.
Cumple con las normativas de todo el mundo
¿Hasta qué punto cumplen tus sistemas de contabilidad y nóminas con las normativas europeas y con el RGDP? Las soluciones de gestión de gastos deben almacenar y tratar los datos de forma segura, de conformidad con las diferentes normativas de privacidad locales. Sin embargo, si eso no es nada fácil de hacer trabajando desde una única ubicación, mucho menos lo es si operas en diferentes países.
Si haces negocios en varios países, debes asegurarte de que tu solución de gestión de gastos cumpla con las normativas fiscales de cada lugar y de que esté traducida en los diferentes idiomas. Corregir errores puede consumir mucho tiempo y dinero. Para corregir un único informe, de media se deben invertir aproximadamente 18 minutos y 52 USD. Además, las normas y reglamentos fiscales cambian cada año. Si lo multiplicas por todos los mercados en los que operas, cumplir con las normativas fiscales de cada lugar puede convertirse rápidamente en una tarea titánica. ¿Tienes un sistema que haga seguimiento y se adapte a los cambios que se produzcan en las normativas? Nosotros sí.
Súbete al carro de la transformación digital
El mundo laboral está cambiando. Organizaciones de todo el mundo ya están evaluando las ventajas que aporta la transformación digital. Ahora que parece que el trabajo híbrido y remoto ha llegado para quedarse, los proveedores de servicios de contabilidad y nóminas están ante la oportunidad ideal para digitalizar sus empresas.
Si todavía no utilizas una solución de gestión de gastos totalmente funcional y digital, ha llegado el momento de que lo hagas. Para poder satisfacer las necesidades de una plantilla más flexible, tus servicios deben abarcar todos los procesos relacionados con las finanzas y que afecten a empresas y empleados. ¿Por qué seguir insistiendo en que los clientes o empleados acudan presencialmente a la oficina solo para notificar sus gastos?
Mejora la automatización para acelerar la velocidad
La digitalización de la gestión de gastos va de la mano con la automatización y la velocidad. Al utilizar una herramienta que cada vez facilite más los procesos, conseguirás gestionar los gastos de forma más rápida y cómoda que nunca.
Piensa cuánto tiempo tardas actualmente en reembolsar los gastos a tus empleados y en lo rápido que podrías hacerlo implementando funciones de automatización. La pregunta que realmente debes hacerte es ¿qué podrías hacer tú, como responsable de finanzas, si utilizaras herramientas que automatizaran tareas repetitivas? ¿Qué otra tarea aportaría un mayor valor a tu empresa?
Da prioridad a la experiencia de usuario
Cuando una empresa se embarca en el viaje de la transformación digital, sus empleados tendrán que interiorizar y aprender a usar cada vez más soluciones y procesos. Por lo tanto, lo último que querrán es tener que pasar por otra sesión de formación sobre un nuevo sistema, así que, cuando elijas una solución de gestión de gastos, asegúrate de que sea intuitiva y fácil de usar.
La pandemia mundial ha acelerado el desarrollo de las competencias digitales de muchas personas, hasta el punto de que ahora esperan cada vez más que las aplicaciones y el software sean fáciles de usar. La gestión de los gastos se suele percibir como una tarea poco gratificante, así que es vital que sirvan para guiar a los usuarios y que el proceso sea lo más sencillo posible y no requiera una larga formación.
Simplifica los gastos de kilometraje y las dietas
Ahora que cada vez más trabajadores regresan al trabajo presencial y se van recuperando los viajes de trabajo al mismo nivel que antes de la pandemia, es crucial que sea fácil poder registrar y controlar los gastos en cualquier momento y lugar. El hecho de que los empleados quizás viajen menos (puede que solo al principio) no es un motivo de peso para recortar en las funciones de tu herramienta de gestión de gastos. Si tus empleados o tú tenéis que viajar por trabajo, entonces tu herramienta debería poder permitirte gestionar los gastos de kilometraje y las dietas.
Debería ser sencillo registrarlos y convertir las unidades de medida a las que se utilicen localmente, como kilómetros o millas. Disponer de una aplicación fiable y segura para registrar los gastos de kilometraje y dietas de tu empresa simplifica el flujo de trabajo de los empleados que deben viajar.
Conclusión
Asumámoslo: para la mayoría de los empleados, tener que gestionar los gastos supone un incordio, especialmente cuando implica tener que hacer trámites que les llevan mucho tiempo, como descargar e imprimir formularios, adjuntar recibos o enviar las solicitudes de reembolso por correo postal. Para la otra parte tampoco es mucho más divertido tener que gestionar esos gastos; por ejemplo, cuando reciben correos o cartas que no son lo suficientemente claras, cuando les falta un recibo o cuando no se adjunta el correcto. En consecuencia, se pueden producir retrasos a la hora de recibir los reembolsos emitidos a través del sistema de nóminas. Tiene que haber una mejor forma de gestionar todo esto, ¿no crees?
Si sigues los 7 mejores consejos que te acabamos de dar para gestionar los gastos, podrás simplificar tus flujos de trabajo y avanzar hacia procesos más simples y precisos, ahorrar tiempo a tu empresa y asegurarte de que las solicitudes de reembolso de gastos se procesen de manera más eficiente en el 2022 y en adelante.