I dag har mange en mer fleksibel og hybrid tilnærming til arbeidsplassen. Det betyr at kvitteringer for utstyr til hjemmekontoret får konkurranse fra reiseregninger, diettgodtgjørelse og kjøregodtgjørelse igjen.
Hybridmodellen gjør at alle som arbeider med lønn og regnskap, kommer til å ha en lang rekke ulike regninger å håndtere. Faktisk er det slik at da vi sammenlignet anonyme utleggsdata for 2020 og 2021, oppdaget vi at regningene mer enn fordoblet seg fra det ene året til det neste.
Hvordan skal du følge med på alt dette?
Det er ikke noe problem! Vi har funnet frem til de sju beste tipsene til hvordan du kan håndtere utlegg og reiseregninger. Tipsene hjelper deg med å strømlinjeforme og forbedre arbeidsprosessene, gjøre de ansatte fornøyde og ikke minst redusere mengden av papir som hoper seg opp på kontoret.
Dette er tipsene i vilkårlig rekkefølge:
Ingen kjenner virksomheten din bedre enn deg. Når du skal finne løsninger på andre områder som for eksempel salg og markedsføring, skal løsningene bidra til lønnsomheten og tilføre verdi. Håndtering av utlegg og reiseregninger genererer ikke inntekter direkte, men kostnadseffektive løsninger sparer tid og penger.
Hvordan? De beste løsningene for utlegg og reiseregninger fungerer sammen med det eksisterende systemet ditt. Velg en løsning som er relevant, og som kan integreres sømløst med det du allerede har. Ikke velg noe som går på tvers av måten virksomheten jobber på. Det siste du trenger, er en løsning som kompliserer de eksisterende prosessene for utlegg og lønn.
Hvis du får beskjed om å bytte bank eller skaffe deg nye kreditt- eller bedriftskort, bør du tenke deg om. Det er slett ikke nødvendig å bytte leverandør, og det er mye enklere å jobbe med en løsning som allerede støtter eksisterende kort enn å bytte til en ny leverandør. Da er du på sikt heller ikke låst til én løsning, og du kan bytte ved behov.
Hvor godt overholder regnskaps- og lønnssystemene EU-regler og personvernregler? En løsning for utlegg og reiseregninger må lagre og behandle data på en trygg måte i henhold til nasjonale personvernbestemmelser. Det kan være utfordrende nok hvis virksomheten driver på ett sted, og enda vanskeligere hvis driften foregår i flere land.
Hvis dere er aktive i flere land, må du også sørge for at løsningen for utlegg og reiseregninger overholder nasjonale regler for skatt og kan tilpasses lokale språk. Feil kan være tidkrevende og kostbare å rette opp. I gjennomsnitt tar det 18 minutter å rette feil i én utleggsregning, og det koster USD 52. Regler for skatt og avgift endres hvert eneste år. Slik er det i alle landene virksomheten opererer i, og det er dermed lett å se hvor komplisert det kan være å overholde nasjonale skatteregler. Har du et system som kan spore og nasjonale seg endrede krav fra nasjonale myndigheter? Det har vi!
Arbeidshverdagen er i endring. Virksomheter over hele verden utforsker fordelene med digitalisering. Hybrid- og fjernarbeid ser ut til å ha kommet for å bli i arbeidslivet. Det er en perfekt mulighet for innføring av digitale regnskaps- og lønnstjenester.
Hvis du ikke har en fullt ut funksjonell og digital løsning for utlegg og reiseregninger, er det på tide å skaffe seg det nå. For å tilfredsstille behovene hos mer fleksible arbeidstakere må tjenestene dekke alle økonomirelaterte prosesser for virksomheter og ansatte. Det er for eksempel ingen grunn til at alle kunder og ansatte skal komme innom kontoret bare for å levere regninger.
Automatiserte prosesser og rask håndtering går hånd i hånd med digitaliseringen av utlegg og reiseregninger. Funksjoner som blir stadig enklere å bruke, gjør at utlegg og reiseregninger kan håndteres raskere og på en mer praktisk måte.
Tenk på hvor lang tid det tar å refundere utlegg i dag, og vurder hvor raskt det kan gå med økt automatisering. Det viktigste spørsmålet er hva økonomiavdelingen kan få kapasitet til, hvis verktøyene automatiserer rutineoppgaver. Hvilket annet arbeid ville tilføre virksomheten større verdier?
Når virksomheten er i gang med digitaliseringen, får de ansatte stadig flere programvareløsninger og prosesser som de må forstå og bruke. Da frister det ikke med enda mer opplæring i nye systemer. Du bør isteden velge en løsning som er intuitiv og brukervennlig.
Pandemien har gitt mange bedre digital kompetanse. Da forventer de gjerne at det skal være stadig enklere å bruke apper og programvare. Å håndtere utlegg og reiseregninger oppleves ofte som en utakknemlig oppgave. Derfor er det avgjørende at funksjonaliteten veileder brukerne og de ikke trenger tidkrevende opplæring.
Etter hvert som stadig flere kommer tilbake til kontoret og gjenopptar jobbreisene, er det viktig at de enkelt kan registrere og spore utlegg mens de er på farten. Det at de ansatte reiser mindre (iallfall i begynnelsen), betyr ikke at det trengs færre funksjoner i verktøyet for utlegg og reiseregninger. Hvis du eller de ansatte reiser i jobben, bør kjøregodtgjørelse og dagdiett være med i verktøyet.
Registreringen bør være enkel og tilpasset nasjonale måleenheter som for eksempel kilometer eller engelske mil. En pålitelig og trygg app for registrering av kjøregodtgjørelse og dagdiett gjør arbeidet enklere for folk på farten.
Det er nå engang slik at de fleste synes det er slitsomt å håndtere utlegg og reiseregninger, særlig hvis de er nødt til å laste ned og skrive ut skjemaer, legge ved kvitteringer eller sende regninger i posten. Det er heller ikke gøy for regnskapsavdelingen når regningene som kommer i posten eller per e-post, er rotete, mangler kvitteringer eller har feil vedlegg. Da tar det også lengre til å få refusjon via lønnssystemet. Men det finnes selvsagt en løsning.
Hvis du følger de sju tipsene våre, kan du få en strømlinjeformet arbeidsflyt og en enklere og mer nøyaktig rapporteringsprosess. Det sparer tid og sikrer at utlegg og reiseregninger håndteres mer effektivt.