Det kan være strevsomt å holde styr på alle kvitteringer når du skal håndtere utlegg og reiseregninger. Både i forbindelse med utlegg på reiser og når du skal behandle utleggene etter at du har kommet hjem, kan papirkvitteringer gjøre livet vanskelig. Og ikke minst frustrerende.
Kvitteringer blir ofte ødelagt eller kastet ved et uhell, og de har en lei tendens til å forsvinne blant andre papirer. Vi har alle opplevd det! Heldigvis kan papirkvitteringer skannes og bli til digitale dokumenter. Og hvis du gjør dette via en app for utlegg og reiseregninger, får du også andre fordeler med på kjøpet.
I dette blogginnlegget ser vi nærmere på skanning av kvitteringer og hvordan du gjør det kjapt og enkelt med OCR-skanneren i Finditys app for utlegg og reiseregninger.
Hva er en kvitteringsskanner?
En kvitteringsskanner er en enhet som registrerer kvitteringer ved hjelp av OCR (Optical Character Recognition). Den viktigste forskjellen mellom en OCR-skanner og en planskanner eller et fotoapparat er at OCR-skanneren ikke bare lager et digitalt bilde. Den bruker i tillegg programvare til å trekke ut informasjon, for eksempel valuta og beløp, fra kvitteringen. I enkelte land, deriblant Storbritannia, kan den digitale versjonen erstatte papirkvitteringen som godkjent regnskapsbilag.
Det finnes fysiske enheter som kan gjøre dette, men en enklere løsning er å kombinere kameraet på smarttelefonen med en app for utlegg og reiseregninger. Du tar bare et bilde av kvitteringen med appen, og så leser programvaren kvitteringen og trekker ut de relevante dataene.
Hva er fordelen med en app for utlegg og reiseregninger?
Se for deg at du har vært på en jobbreise og klart å ta vare på alle kvitteringene. Gratulerer! Du har ingen kvitteringer liggende igjen i en lomme eller veske, og du har ikke kastet dem sammen med andre papirer.
Nå skal du sende all dokumentasjon – kvitteringer, kjørelengde, dagdiett og lignende – til godkjenning, føring i regnskapet og ikke minst refusjon. Men før du kan gjøre det, må du registrere dem. Kanskje virksomheten din har et skjema du skal fylle ut, det kan være et Excel-ark eller noe lignende.
Uansett må du legge inn beløpene manuelt. Du er helt sikkert sliten, og fordi det er en så kjedelig og tidkrevende jobb, gjør du en feil. Den feilen koster det arbeidsgiveren din 514 NOK ($52) å rette opp, og det tar ca. 18 minutter.
Hvis virksomheten din er noe mer digitalisert, bruker du kanskje en gammeldags skanner. La oss si at du har ti kvitteringer som skal registreres. Da må du skanne hver og en av dem, og du må fortsatt registrere opplysningene manuelt.
Med en app for utlegg og reiseregninger er prosessen helt annerledes.
Når du bruker en OCR-skanner i en slik app, skjer nemlig registrering og sending av bilag raskere og mer nøyaktig enn det som er mulig med manuelle metoder. Dessuten kan du gjøre det mens du er på farten.
Kvitteringsskanning med Findity
OCR-skanneren vår gjør mer enn bare å skanne kvitteringer.
Den trekker i tillegg ut alle relevante data fra kvitteringene: språk, utleggskategori, valuta, skatter og avgifter, beløp og så videre. Hva om du oppdager en feil? Ikke noe problem. Bare rett feilen før du lagrer og sender. Har du allerede skannet en kvittering? Da gir appen deg en advarsel, slik at du unngår å registrere utlegg to ganger.
Den store fordelen med en app på en mobil enhet er at alle kan skanne og lagre data – fra regnskapsførere på kontoret til ansatte overalt i verden. Virksomheten er ikke lenger avhengig av én enhet hos regnskapsføreren eller lønningsavdelingen.
Findity kvitteringsskanning tar bare et øyeblikk, og du kan gjøre det hvor som helst. Dataene registreres raskt og nøyaktig, og de er kompatible med virksomhetens regnskaps- og lønnssystemer.
Med Findity samles alle utlegg og reiseregninger på ett sted. Skanning av kvitteringer er bare én av flere funksjoner. Finn ut mer.
