Etterlevelse av gjeldende regnskapsregler: Slik håndterer du utlegg og reiseregninger

Enten du har virksomhet i ett eller flere land, er det ingen tvil om at det kan være vanskelig å holde seg oppdatert om lovpålagte krav og regnskapsstander. Strenge straffer for manglende etterlevelse gjør at virksomhetens regnskapsrutiner må være både robuste og transparente.

Utlegg og reiseregninger kan være komplisert. Det kan være vanskelig for økonomiavdelingen å få oversikt over ansattes kjøp og samtidig sikre at utlegg og reiseregninger er i overensstemmelse med virksomhetens retningslinjer og myndighetenes regelverk for reiser og utlegg. I dette blogginnlegget tar vi for oss hvordan du etterlever gjeldende lover og regler for regnskapsførsel og fokuserer spesielt på beste praksis for håndtering av utlegg og reiseregninger.

Etterlevelse av gjeldende regnskapsregler

For å sikre etterlevelse av gjeldende regnskapsregler må virksomheten ha klare og oversiktlige rutiner for håndtering av transaksjoner, slik at rapporteringen blir nøyaktig og i tråd med lokalt lovverk. Etterlevelse innebærer også at virksomheten må følge et sett med etablerte regnskapsstandarder som bidrar til korrekt regnskapsførsel og minimerer risikoen for økonomiske misligheter.

Det finnes to internasjonalt anerkjente regnskapsstandarder: GAAP og IFRS.

1. Generally Accepted Accounting Principles (GAAP): Dette er et sett med regler og prinsipper som fastsetter regnskapsstandarden for USA-baserte virksomheter og kravene som gjelder for føring av finansregnskap. Settet består av ti regnskapsprinsipper for børsnoterte aksjeselskaper og virksomheter som leverer finansregnskap, og fire retningslinjer for ensartethet og nøyaktighet.
2. International Financial Reporting Standards (IFRS): IFRS er utviklet av International Accounting Standards Board (IASB) og International Sustainability Standards Board (ISSB) i samarbeid. IFRS regulerer hvordan private aksjeselskaper skal føre bestemte transaksjoner og hendelser i finansregnskapet. IFRS er innført i EU og brukes i over 100 land over hele verden.

I denne korte videoen får du vite mer om hvordan IFRS stadig videreutvikles:

Gevinstene ved etterlevelse

Etterlevelse av gjeldende regnskapsregler har to aspekter: en erkjennelse av at lover og regler må følges, og en etablering av rutiner som sikrer gjennomføring og risikobegrensning.

Skal virksomheten unngå bøter og omdømmetap, er det et absolutt krav at gjeldende regnskapsregler følges. Men dette er slett ikke et nødvendig onde. Etterlevelse av gjeldende regnskapsregler og nasjonale lover og regler innebærer faktisk også en rekke gevinster for virksomheten:

• Etterlevelse forutsetter at virksomheten har et pålitelig og robust system for finansovervåkning og rapportering.
• Økt transparens gjør at virksomheten kan avdekke økonomiske uregelmessigheter tidligere.
• Hensiktsmessige rutiner kan bidra til lavere risiko for straffereaksjoner ved manglende etterlevelse.
• Ved å overholde lover og regler kan virksomheten unngå potensielle juridiske problemer.

Lover og regler for skatt og regnskap

Globalt aksepterte regnskapsprinsipper bidrar til å standardisere regnskapspraksisen. Samtidig skaper bransjespesifikke regler og krav som regel et behov for lokale eksperter som kan hjelpe virksomheter med å overholde rapporteringsregler i hvert enkelt land eller hver enkelt region.

I tillegg til rapportering er det å sikre at gjeldende skatteregler etterleves, en av økonomiavdelingens største utfordringer. Dette gjelder særlig innrapportering av utlegg. Land som Storbritannia har for eksempel klart definerte regler for hva som utgjør et jobbrelatert utlegg – altså hva ansatte trenger for å kunne utføre jobben sin – og hva som regnes som en skattepliktig fordel – altså noe som ikke er hundre prosent nødvendig for at den ansatte skal kunne utføre jobben sin, og som det derfor skal beregnes skatt og folketrygdavgift for.

Det kan være utfordrende for en økonomiavdeling å holde seg oppdatert om alle endringer i regnskapsreglene i ulike land. Endringer trer ofte i kraft 1. januar, men ikke alltid, så det er viktig å følge med.

Håndtering av utlegg og reiseregninger

Mange virksomheter håndterer utlegg og reiseregninger manuelt og utvikler etter hvert sine egne metoder for denne oppgaven. Slike metoder innebærer typisk at utlegg først registreres i et regneark, før de deretter føres manuelt inn i et regnskapssystem.

Denne fremgangsmåten er ikke uendelig skalerbar. Den er dessuten ganske omstendelig og unøyaktig, både for de ansatte og for økonomiavdelingen og innebærer ofte forsinkelser i refusjonsutbetalingen.

Enkelt sagt kan det raskt bli komplisert å håndtere utlegg og reiseregninger, særlig når man må følge med på hva som er skattepliktig, og hvilke utlegg, kjøregodtgjørelser og dagdietter som er fradragsberettigede.

Beste praksis

Selv om regnskapsrutiner og skatteregler for håndtering og innrapportering av utlegg og reiseregninger varierer fra land til land, finnes det noen felles prinsipper som alle virksomheter kan ta i bruk for å sikre at håndteringen skjer i tråd med lover og regler.

• Retningslinjer: Gi de ansatte klare og lett tilgjengelige retningslinjer for utlegg og reiseregninger, slik at de alltid vet hva som dekkes.
• Grenseoppgang: Definer hva som er legitime utlegg og reiseregninger, og vær samtidig klar og tydelig på hva som ikke vil bli godkjent. Du kan for eksempel gi de ansatte en liste over godkjente leverandører.
• Relevans: Gjør refusjonsprosessen bedre ved bare å etterspørre opplysninger som er nødvendige for behandlingen av regningene, slik at det blir enklere å levere kvitteringer og regninger.
• Strømlinjeforming: Innfør en enkel og strømlinjeformet godkjenningsprosess som er lett å benytte fra alle tilkoblede enheter.
• Punktlighet: Gjør refusjonsprosessen mest mulig effektiv, og fjern flaskehalser, slik at utbetalingen skjer raskere og de ansatte får en positiv opplevelse.

Enklere håndtering av utlegg og reiseregninger

Uansett hvilke regnskaps- og økonomiverktøy du bruker, er Findity en fleksibel løsning som er enkel å bruke og integrere i eksisterende verktøy og rutiner. Så snart vi har implementert løsningen hos deg, utføres alle kompliserte oppgaver for deg. Du trenger ikke tenke på å oppdatere systemet manuelt med nye regler. Det tar Findity seg av.

Findity registrerer alle endringer i lover og regler, og systemet oppdateres kontinuerlig. Det betyr at utlegg og reiseregninger alltid føres i tråd med gjeldende lover og regler. Det blir slutt på tidkrevende arbeid som skal sikre etterlevelse. I stedet får du en universell løsning som kan håndtere alle typer utlegg, kjøregodtgjørelser og dagdiett i virksomheten samtidig som den sørger for at alt går riktig for seg.

Er etterlevelse og strømlinjeforming av utleggs- og reiseregningshåndteringen et mål for deg? Finn ut mer om produktet vårt.