Både store og små virksomheter kommer til et punkt der det blir vanskelig å håndtere utlegg og reiseregninger på papir – eller i Excel-ark for den saks skyld. Hvis haugene av papirer og kvitteringer har blitt uoverkommelige, eller du sliter med å finne de rette refusjonsdokumentene, er det på tide å ta grep.
I denne enkle veiledningen forklarer vi hva håndtering av utlegg og reiseregninger går ut på, hvorfor det er viktig, og hvorfor det er nyttig. Vi ser også nærmere på hvorfor virksomheter mister oversikten, og hvordan de kan gjenvinne kontrollen ved hjelp av en app.
Dette er håndtering av utlegg og reiseregninger:
Et utlegg er en kostnad som oppstår når man driver en virksomhet. I denne sammenhengen vil det si kostnader som ansatte får i jobbsammenheng. Hvis ansatte betaler noe av egen lomme, må de få beløpet refundert. En annen mulighet er at de ansatte bruker bedriftskort. Uansett må utleggene registreres korrekt i virksomhetens regnskap.
Håndtering av utlegg og reiseregninger omfatter alle de ansattes jobbrelaterte utlegg. Både papirkvitteringer og digitale kvitteringer, kjøregodtgjørelse, dagdiett og representasjon må håndteres.
Se for eksempel for deg en ansatt som deltar på en varemesse på vegne av jobben. Han eller hun kjører til messen og overnatter på hotell. Under oppholdet kjøper den ansatte mat og drikke, som vanligvis omfattes av dagdietten. Om kvelden inviterer hun eller han en kunde på middag for å snakke om en mulig avtale. Alle disse utleggene må rapporteres.
Den ansatte må dokumentere utleggene ved å sende kvitteringer samt beregninger av dagdiett og kjørelengde til godkjenning. Når utleggene er godkjent, sendes opplysningene til økonomiavdelingen. I og med at den ansatte har betalt utleggene av egen lomme, utbetaler økonomiavdelingen en refusjon. Utleggene registreres også i virksomhetens regnskap.
Derfor er det viktig
Håndtering av utlegg og reiseregninger er viktig for ulike personer av ulike grunner:
- Ansatte synes som regel det er i orden å legge ut for jobben så lenge de raskt får pengene tilbake. Raskere refusjon gir mer fornøyde ansatte!
- Økonomisjefer trenger at håndteringen av utlegg og reiseregninger er pålitelig. Det gir dem en helhetlig og nøyaktig oversikt over virksomhetens økonomi.
- Økonomiavdelinger må ha oversikt over utlegg og reiseregninger når de skal håndtere risiko samt overholde skatteregler og regnskapsrutiner.
Derfor er det nyttig
Mange vil si seg enig i at håndtering av utlegg og reiseregninger er et nødvendig onde. Det betyr ikke at det ikke er store gevinster å hente på å effektivisere håndteringen.
- Ingen liker tanken på at ansatte kan levere falske utleggs- og reiseregninger. Hvis utlegg og reiseregninger håndteres på en god måte, er det mindre fare for at falske regninger blir godkjent, og det er enklere å oppdage og undersøke uregelmessigheter.
- Regler for skatt og avgift endres hele tiden. Når du vet at utlegg og reiseregninger er riktige, og at alt er dokumentert med kvitteringer, får du en bekymring mindre når det gjelder regnskapet og skattemeldingen.
- Det er aldri enkelt å få oversikt over økonomien i en virksomhet. Hvis du håndterer utlegg og reiseregninger på en effektiv måte, får du et mer nøyaktig bilde av driftskostnadene dine.
Derfor er det lett å miste oversikten
Utleggs- og reiseregningshåndteringen kan fort bli uoversiktlig, både i nyetablerte bedrifter og store, veldrevne virksomheter. Det spiller ingen rolle hvor stor virksomheten er – når kvitteringer og papirarbeid hoper seg opp, kan det være vanskelig å holde oversikten over utlegg og reiseregninger.
Det er alltid en risiko for menneskelige feil i manuelle prosesser. Det er nok at ett tall tastes inn feil, eller at én kvittering er uleselig for at unøyaktighetene skal få innpass. Det koster omtrent like mye å korrigere en utleggregning som å behandle den – noe som betyr en fordobling av kostnadene.
Papirkvitteringer blir ofte borte eller kastes ved et uhell. Når det skjer, kan det være vanskelig å dokumentere utlegget. Strenge regnskapsrutiner og skatteregler kan gjøre det umulig å refundere utlegg uten riktig dokumentasjon.
Slik får du kontroll
I Finditys app for utlegg og reiseregninger får ansatte og økonomiavdelinger full kontroll over håndteringen av alle slags utlegg og reiseregninger. Dette er noen av appens viktigste funksjoner:
- Kvitteringer: Vår innebygde OCR-skanner lager ikke bare en digital versjon av papirkvitteringene – den trekker i tillegg ut viktig informasjon, som beløp og valuta, for videre behandling.
- Kjøregodtgjørelse: Det kan være tidkrevende å holde oversikt over kjøringen. Med Findity trenger du bare start- og sluttpunkt, så beregnes avstand og refusjon automatisk. Kjøreturen registreres raskt og nøyaktig, og alt er klart for refusjon.
- Diettgodtgjørelse: Gjør det enkelt for ansatte å be om riktig godtgjørelse i tråd med lokalt regelverk. De ansatte krysser bare av for hva reisen omfattet, og så justeres refusjonsbeløpet automatisk i henhold til dette.
- Kortkjøp: Appen vår aksepterer de fleste bankkort. Knytt et hvilket som helst europeisk bankkort til appen, og velg hvilke transaksjoner som skal avstemmes og refunderes.
