Att redovisa kvitton och utlägg är för många en lång och tidsödande process. Det kräver tid och ansträngning av medarbetarna som ska leta kvitton, fylla i siffror, häfta kvitton på papper och skicka in. Därefter ska rapporterna godkännas av cheferna och sedan skickas vidare till ekonomiavdelningen för bokföring och utbetalning. Ofta saknas det kvitton eller information och rapporten måste gå hela vägen tillbaka igen.
Alla dessa steg tar tid, innebär hög risk för felaktigheter och dessutom är det svårt att få en överblick över företagets kostnader för resor och utlägg.
Med många system och stora mängder data samt kravet på att göra mer för mindre finns det bara en väg ut! Digitalisera och transformera ekonomifunktionen. Detta för att kunna ge ökad effektivitet genom realtidsanalyser, vässade prognoser, beslutsstöd och samtidigt kunna vara värdeskapande för verksamheten.
Men var ska man börja? Här kommer fem steg till hur ni förbättrar processerna kring utlägg och reseräkningar.
Steg 1: Var öppna för förändring
Förändring är besvärligt, men en absolut nödvändighet för att vi som individer och företag ska utvecklas. Använd ny teknik för att optimera och förbättra för medarbetarna. Effektivisera de moment som kan effektiviseras. Även om det kan tyckas vara en jobbig process att digitalisera sig så leder det i slutändan till mer tid över för kärnverksamheten.
Börja med att skriva ner alla utmaningar med er nuvarande process för utlägg och reseräkningar. Fundera också på de faktorer som hindrar företaget från att omfamna en digital transformation. Bygg insikter om era medarbetares beteenden och drivkrafter. Använd insikterna till att motivera beslutsfattare till att digitalisera ekonomifunktionen.
Steg 2: Få en klar bild över er policy för utlägg och reseräkningar
Se över er policy för utlägg och reseräkningar. Dels för att kunna bestämma vilken utläggstjänst som passar er men även för att den leverantör ni sedan bestämmer er för kan behöva den informationen för att anpassa tjänsten efter era behov.
Om ni inte har en enkel och tydlig policy i dagsläget, sätt ihop en policy som reglerar vad som gäller för att få ersättning för utlägg och reseräkningar. Det ger era medarbetare en överblick över vad som förväntas av dem och vad de kan respektive inte kan få ersättning för. Det är också en bra idé att ta upp hur de ska hantera sina kvitton, dvs. hur ska de sparas och hur ofta ska de lämnas till ekonomiavdelningen. På så sätt slipper cheferna onödiga frågor och ekonomiavdelningen kan hantera processen utan problem eller tjat om kvitton.
Steg 3: Kommunicera er policy
Efter att er policy är på plats är det dags att kommunicera den till medarbetarna. Fokusera på det som är viktigast att medarbetarna vet, gärna både i ett mailutskick och under ett gemensamt möte. Se till att informationen är lättillgänglig för medarbetarna, exempelvis på ert intranät där de enkelt kan hitta svaren på sina frågor. Var tydlig med arbetsflödet – när ska utlägg skickas in, när ska de godkännas och när görs utbetalningar?
Steg 4: Gör det enkelt för medarbetarna
Att redovisa kvitton är vanligtvis något man som medarbetare skjuter på. Det är inte särskilt kul, men det är ett måste. Gör det enklare för medarbetarna och cheferna genom att välja en tjänst där de kan hantera/godkänna utlägg och reseräkningar on-the-go i telefonen. Det sparar tid och gör dem mer effektiva.
För de medarbetare som inte är lika förändringsbenägna – bygg bort ovissheten och rädslan för det nya med kunskap. Utbilda dem i den digitala tjänsten tills dess att de känner sig bekväma.
Steg 5: Ta hjälp av datan
Med en digital och automatiserad lösning där ni har alla typer av utlägg och reseräkningar samlade får ni en bättre översikt över företagets kostnader för resor och utlägg. Använd datan för att analysera och skapa insikter om företagets kostnader samt för att med mer noggrannhet hantera budgetar.
Är du intresserad av digital utläggshantering?
Kontakta oss så visar vi gärna hur Findity förenklar hanteringen av utlägg och reseräkningar.
