Framtiden finns inom automation, analys för strategiska insikter och sömlösa integrationer för ökad effektivitet och säkerhet i en digitaliserad värld. Men vilka trender kommer inom utläggshantering och ekonomi 2024? Vi pratade med våra partners:
“Under 2024 kommer avgörande trender inom utläggshantering. Automation kommer att stå i centrum när AI-drivna verktyg förenklar utläggshantering, minskar administration och ökar noggrannheten. Hållbarhet kommer att bli en kärnfråga, med organisationer som integrerar hållbarhetsmått i sin tjänst för utläggshantering för att visa upp sitt engagemang.
Dataanalys och realtidsrapportering kommer att fortsätta att vinna utrymme, vilket ger ekonomiavdelningar insikter för proaktivt beslutsfattande och kostnadsoptimering. Dessa trender överensstämmer med vårt engagemang för att förenkla processer för att hantera resor och utlägg.”
– Marc Will, Managing Director, Intertours
“Under 2024 kommer utläggshantering och ekonomibranschen att formas av flera nyckeltrender. Digitalisering och automatisering blir fortsatt centrala fokusområden, för att kontinuerligt optimera och minimera manuella arbetsuppgifter och risk för fel. En viktig trend är digital kvittohantering som minskar pappersanvändning och förenklar utläggsprocessen.
Dessutom är integrationen med affärssystemet en nyckelfördel. Genom att integrera utlägghanteringen med affärssystemet får företag en sömlös lösning för utläggshantering och ekonomistyrning, vilket ökar effektiviteten och ger bättre kontroll över ekonomiska resurser. Detta främjar helhetstänkandet och resursoptimeringen inom affärsverksamheten som är en del av hela verksamhetsutvecklingen.”
– Hossein Mohaddes, Sales & Partner Manager, Monitor ERP Systems
“Vilket klimatavtryck de anställdas inköp och resor gör kommer bli mer och mer viktigt de kommande åren. Många företag skriver i sin resepolicy att deras anställda ska välja miljövänliga och hållbara alternativ och det blir allt oftare ett krav från kunder och leverantörer att organisationen tar ansvar för sin miljöpåverkan.
Machine Learning och AI används redan idag inom utläggs- och resehantering och framöver kommer det bli allt viktigare att flagga upp utlägg som inte uppfyller företagets krav/policy. Tekniken kommer även att göra det enklare att analysera kostnader för att optimera sin budget.
Allt färre arbetar manuellt med sin utläggshantering och för många är det sättet att jobba sedan länge historia. Med kommande krav på klimatrapportering och företags ökade engagemang för såväl miljö och effektivitet är digitalisering en självklarhet. Och många börjar med sin utläggshantering, just för att det så snabbt och tydligt ger effekt och resultat.”
– Ann-Catrine Hermansson, Product & Partner Manager, Visma PX
“För 2024 ser det ut som att trenden går mot en alltmer integrerad och automatiserad hantering av kvitton och utlägg, kombinerad med automatiserad fakturahantering. Genom att använda avancerade teknologier som AI och maskininlärning kan organisationer förvänta sig
att processerna för insamling och hantering av kvitton och utgifter blir smartare och mer automatiserade. En ökad noggrannhet och effektivitet förväntas när det gäller identifiering, kategorisering och bokföring av kvitton och utlägg.
Integrationen med automatiserad fakturahantering bidrar till en mer enhetlig och heltäckande hantering för användaren, chefen och ekonomi- och löneavdelningen där gränserna mellan olika processer suddas ut för att skapa en sömlös användarupplevelse. Företag kan dra nytta av minskad manuell inmatning, snabbare hantering och minskad risk för fel såsom att
låta utläggsrapporten matchas automatiskt med kreditkortsfakturan, få insikt och kan förutse kostnader eftersom de får utläggsrapporterna löpande istället för i slutet av månaden. Detta ger organisationer möjlighet att fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter och öka produktiviteten.”
– Marcus Egberth, Head of Aftermarket Sales, MediusGo
“Är digitaliseringen av utläggshantering fortfarande en aktuell diskussion? Under flera år har vi rört oss mot en digitaliserad kvittohantering, och vi har i mångt och mycket nått dit, förutsättningarna för att ha en helt digitaliserad hantering finns redan där. Frågan är, vad är framtiden inom expense management?
De senaste trenderna inom kvittohantering innebär direkt hantering av utlägg genom exempelvis direktbetalning, samt en sömlös process där alla system samarbetar för att minimera dubbelarbete. Vi går mot en mer systemintensiv vardag, och kravet på teknisk kunskap ökar för att effektivt navigera i denna nya verklighet.
I en systemintensiv värld blir integration mellan olika system avgörande för att undvika onödiga upprepningar och felaktigheter. Varje företag har en central plattform de anser ska styra vår vardag, och integrationen av system är avgörande för att undvika ineffektivitet och ökad risk för fel.
Vi har tagit oss till en digitaliserad värld, utmaningen framåt är att få maximal effektivitet och säkerhet genom denna digitaliseringen.”
– Viktor Bäckström, Sales Business Solutions, ECIT
“Efter några år med minskat resande under och efter pandemin har utvecklingen vänt – många företag väljer återigen fysiska möten framför digitala och reser mer i jobbet. Det gör att behovet av smidig hantering av reseräkningar och utlägg för representation ökar igen och mycket pekar på att den trenden fortsätter under 2024.
Medvetenheten kring klimatpåverkan och hållbarhet ökar också och många företag både vill och måste redovisa resekostnaderna i sina hållbarhetsrapporter. Något som i sin tur kräver en välfungerande utläggsredovisning med möjlighet till automatisk datainsamling. Kan man dessutom få fram klimatberäkningar kopplade till utläggen finns ytterligare goda möjligheter att underlätta rapporteringen.
Samtidigt är tiderna tuffa. Många företag står inför ekonomiska utmaningar och måste ha mer kontroll på sina kostnader. Det blir då viktigt att noggrant kunna övervaka utlägg för att identifiera eventuella möjligheter till att spara pengar. En agil, digital utläggshantering kan underlätta en hållbar ekonomisk utveckling för företaget även i en utmanande omvärld.”
– Thomas Asplundh, Ansvarig för VIEW Expense, VIEW Group Sverige
“Trenden är fortsatt tydlig att medarbetarens roll i systemen blir alltmer central. Medarbetaren ställer också större krav på smidiga funktioner som automatiserar exempelvis kvittohantering, körjournaler och kort. Administratören eller chefen i sin tur har liknande krav på automatisering när det kommer till planering och kontroller, något som de fortfarande lägger mycket tid på, men som kan förkortas avsevärt med modern teknik.
Med allt högre kostnader i samband med tjänsteresor blir det mer och mer problematiskt för medarbetaren att ligga ute med pengar. Att då kunna erbjuda snabbare utbetalningsvägar, som exempelvis Swish Payout eller bankintegrationer, hjälper företagen att bli en mer attraktiv arbetsgivare. I samhället finns det en förväntan att system ska vara flexibla och utbetalningar i realtid kommer att vara en naturlig del i framtiden.”
– Johan Jönsson, Commercial Product Owner, Hogia
“Under 2024 genomgår utläggshantering stora förändringar, med ett fortsatt fokus på automation, integration och sömlös hantering. Användarupplevelsen är viktigare är någonsin, och ledande tjänster för utläggshantering kommer bli snabbare och enklare både för medarbetare, chefer och ekonomiavdelningen. Exempel på funktioner som vi kan se fram mot är färre klick för att skicka in utlägg, smidigare attestantflöden och förbättrade kortkopplingar.
I dagens ekonomiska klimat blir också möjlighet till snabba återbetalningar en viktig funktion. Framtiden ligger i sömlöst sammankopplade system, vilket säkerställer maximal effektivitet och stärkt säkerhet i vår digitaliserade värld.”
– Patrick Olsson, CEO, Findity
Landskapet för utläggshantering står inför en omvandling 2024, och vi kommer se avgörande trender som påverkar ekonomiavdelningars arbetssätt.
När organisationer strävar efter ökad effektivitet och noggrannhet, fokuserar marknadsledande utläggstjänster på integrerade lösningar för att just effektivisera processer. Från AI-drivna verktyg som förenklar rapportering till växande betoningen på hållbarhetsmått inom utläggshantering, återspeglar dessa trender en förändring mot en mer uppkopplad och automatiserad ekonomiavdelning. Håller du med?