Hur gör jag med kvittot? Det är en av de vanligaste frågorna som vi får från våra kunder. Frågan ställs i kontexten av att en anställd gör ett inköp för företagets räkning och sedan redovisar detta utlägg i en reseräkning för att få ersättning för det.
Reglerna för hur man ska spara kvittot regleras av bokföringslagen och säger att kvitton för företagets räkning ska sparas av företaget – inte den anställde – så som det först togs emot.
Kvitton för företagets räkning ska sparas så som det först togs emot.
En enkel regel men som försvåras av att kvittot numera kommer i olika former.
1:a generationen av utläggshantering
I första generationen utläggshantering ingår papperskvitto och scannade kvitton.
1. Papperskvitto
Erhålls ett papperskvitto vid köptillfället ska det sparas i 7 år.
Ca 70% av alla företag har fortfarande en manuell hantering av papperskvitton. Hanteringen består av att den anställde samlar ihop kvittona och häftar fast dem på ett A4-ark tillsammans med en sammanställning över reseräkningen. Processerna för attestering och arkivering av dessa kvitton är både manuella och tidskrävande.
2. Scannat papperskvitto
Om papperskvitto görs om till digital form genom att kvittona scannas så räcker det att arkivera papperskvittot i 3 år.
2:a generationen av utläggshantering
I andra generationen utläggshantering görs papperskvittona till digitala kvitton.
3. Fotat kvitto
I andra generationens utläggshantering finns möjlighet att ta ett foto av kvittot. Kvittot överförs då från pappersform till digital form. Då behövs papperskvittot endast sparas till och med det fjärde året.
4. Mailkvitto
Med e-handeln kommer ytterligare en kvittotyp, det vill säga att kvittot kommer digitalt till mailkorgen. Dessa kvitton är i sitt ursprung digitala och behöver därför inte skrivas ut och sparas i pappersform. De kan istället mailas direkt till utläggstjänsten för digital arkivering.
Papperskvitton som görs om till digital form
Nedan är ett exempel på hur papperskvitton som görs om till digital form kan hanteras.
Nya generationen utläggshantering
5. Digitalt kvitto från kassan
Nu har en ny kvittotyp dykt upp i handeln – digitala kvitton i Kivra. Det innebär att istället för att få ett papperskvitto, får man ett digitalt kvitto direkt till sin utläggstjänst. Eftersom ursprunget av detta kvitto är digitalt krävs endast digital arkivering.
Så här fungerar det:
Summering
- Första generationen – Papperskvitton sparas i 7 år.
- Andra generationen – Papperskvitton omförda till digitalt medium – Scannade och fotade papperskvitton sparas till och med det fjärde året och den digitala kopian på det scannade eller fotade papperskvittot sparas i ytterligare 4 år. Totalt 7 år alltså.
- Nya generationen – Digitala kvitton från kassan – all arkivering sker digitalt i 7 år.
Den totala arkiveringstiden enligt bokföringslagen är sju år – det är betydligt effektivare och bättre för miljön om det sker i digital form.
Mer detaljer om reglerna som gäller finns att läsa här >>
Vill du veta mer?
Är du nyfiken på att veta mer om nya generationens utläggshantering? Kontakta oss så berättar vi mer.
