Hur gör jag med kvittot? Det är en av de vanligaste frågorna som vi får från våra kunder. Frågan ställs i kontexten av att en anställd gör ett inköp för företagets räkning och sedan redovisar detta utlägg i en reseräkning för att få ersättning för det.
Reglerna för hur man ska spara kvittot regleras av bokföringslagen och säger att kvitton för företagets räkning ska sparas av företaget – inte den anställde – så som det först togs emot.
Kvitton för företagets räkning ska sparas så som det först togs emot.
En enkel regel men som försvåras av att kvittot numera kommer i olika former.
I första generationen utläggshantering ingår papperskvitto och scannade kvitton.
Erhålls ett papperskvitto vid köptillfället ska det sparas i 7 år.
Ca 70% av alla företag har fortfarande en manuell hantering av papperskvitton. Hanteringen består av att den anställde samlar ihop kvittona och häftar fast dem på ett A4-ark tillsammans med en sammanställning över reseräkningen. Processerna för attestering och arkivering av dessa kvitton är både manuella och tidskrävande.
Om papperskvitto görs om till digital form genom att kvittona scannas så räcker det att arkivera papperskvittot i 3 år.
I andra generationen utläggshantering görs papperskvittona till digitala kvitton.
I andra generationens utläggshantering finns möjlighet att ta ett foto av kvittot. Kvittot överförs då från pappersform till digital form. Då behövs papperskvittot endast sparas till och med det fjärde året.
Med e-handeln kommer ytterligare en kvittotyp, det vill säga att kvittot kommer digitalt till mailkorgen. Dessa kvitton är i sitt ursprung digitala och behöver därför inte skrivas ut och sparas i pappersform. De kan istället mailas direkt till utläggstjänsten för digital arkivering.
Nedan är ett exempel på hur papperskvitton som görs om till digital form kan hanteras.
Nu har en ny kvittotyp dykt upp i handeln – digitala kvitton i Kivra. Det innebär att istället för att få ett papperskvitto, får man ett digitalt kvitto direkt till sin utläggstjänst. Eftersom ursprunget av detta kvitto är digitalt krävs endast digital arkivering.
Så här fungerar det:
Den totala arkiveringstiden enligt bokföringslagen är sju år – det är betydligt effektivare och bättre för miljön om det sker i digital form.
Mer detaljer om reglerna som gäller finns att läsa här >>
Är du nyfiken på att veta mer om nya generationens utläggshantering? Kontakta oss så berättar vi mer.