Oavsett om ditt företag är verksamt inom ett eller flera länder, är det ingen tvekan om att det är utmanande att hålla jämna steg med de senaste lagkraven och redovisningsstandarderna. Med tuffa straff för bristande efterlevnad är det viktigt att se till att processerna för finansiell rapportering är korrekta och transparenta.
När det gäller att hantera utlägg kämpar många ekonomiavdelningar för att få tydlig överblick över anställdas inköp – samtidigt som de säkerställer att kostnaderna uppfyller både företagets policy och statliga regler för resor och utlägg. I det här blogginlägget får du en översikt över redovisningsregelverk, med extra fokus på bästa praxis för utläggshantering.
God redovisningssed
Att följa god redovisningssed kräver att organisationer har tydliga och transparenta processer för att hantera finansiella transaktioner, säkerställer att rapporteringen är korrekt och uppfyller lokala regler. Det innebär också att följa en uppsättning överenskomna redovisningsstandarder som främjar korrekt bokföring och minimerar risken för ekonomiska fel.
Allmänna bokföringsfrågor finns att läsa hos Bokföringsnämnden.
Fördelar med regelefterlevnad
Det finns två delar: att inse behovet av att följa lämpliga regler och förordningar, samt att införa processer för att säkerställa att detta genomförs och att riskerna minskas.
Korrekt redovisning är inte något som kan förhandlas bort, utan att drabbas av ekonomiska sanktioner och andra påföljder. Men att följa redovisningsstandarder och myndighetsföreskrifter har också ett antal viktiga affärsfördelar:
- Det kräver ett tillförlitligt och robust system för ekonomisk spårning och rapportering.
- Större transparens gör det möjligt för företag att upptäcka finansiella oegentligheter snabbare.
- Rätt processer kan hjälpa till att minska risken för påföljder för bristande efterlevnad.
- Att säkerställa efterlevnad av bokföring hjälper ditt företag att undvika potentiella juridiska problem.
Finansiella och skattemässiga regler
Medan globalt erkända redovisningsprinciper hjälper till att standardisera redovisningspraxis, innebär lokala regler och krav inom specifika branscher att företag i de flesta fall behöver en lokal expert för att säkerställa att de följer reglerna för ett specifikt land eller region inom ett specifikt land eller region.
Vid sidan av rapportering, är en av de största utmaningarna som ekonomiavdelningen står inför att säkerställa efterlevnad av gällande skatteregler. Detta gäller särskilt utläggssrapportering, där det finns tydligt definierade regler kring vad som utgör ett utlägg – något som en anställd behöver för att göra sitt jobb – och vad som anses vara en förmån – något som inte är "helt uteslutande och nödvändig" för att de ska kunna utföra arbetsrelaterade uppgifter och därför omfattas av inkomstskatt och sociala avgifter.
För finansteam kan det vara en utmaning att hålla reda på förändringar i redovisningsregler i olika länder och innebär också att hålla reda på när de äger rum – vanligtvis, men inte alltid, den 1 januari.
Utläggshantering
Till att börja med använder många företag manuella metoder för att hantera sina utlägg. Med tiden utvecklar de sina egna metoder för att hantera utläggshantering. Detta innebär oftast att utlägg registreras i ett kalkylblad och sedan manuellt matas in i ett bokföringssystem.
I det långa loppet är det här tillvägagångssättet inte skalbart. Det är varken det snabbaste, mest exakta eller mest användarvänlig för varken personen som gör utlägget eller ekonomiteamet som hanterar dem. Det leder ofta till försenade utbetalningar.
Enkelt uttryckt kan hanteringen av utlägg snabbt bli komplicerad, särskilt när man försöker spåra vad som är skattepliktigt och vad som inte är det, och när man räknar ut vad som är avdragsgillt och inte avdragsgillt i form av kostnader, körsträcka och traktamente.
Bästa praxis
Även om redovisningsrutiner och skatteregler skiljer sig från land till land, när det gäller hantering och rapportering av utlägg, finns det några vanliga principer som alla företag kan tillämpa när de försöker säkerställa en överensstämmelse med utläggshantering:
- Policy: Ge anställda en tydlig och tillgänglig policy för utlägg för att hjälpa till att lindra eventuella oklarheter över gränserna för vad som kan och inte kan göras anspråk på.
- Acceptans: Ny variant: Acceptans: Definiera hur ett godtagbart utlägg ser ut och var samtidigt tydlig med vad som är ett icke godkänt utlägg. Detta kan innebära att tillhandahålla en lista över godkända leverantörer.
- Relevans: Optimera processen genom att endast be om den information som behövs för att behandla utläggen, och gör det lättare att lämna in kvitton och rapporter.
- Ansvarsskyldighet: Implementera en enkel och strömlinjeformad attestflöde, som enkelt kan hanteras från vilken ansluten enhet som helst.
- Punktlighet: Gör ersättningsprocessen så effektiv som möjligt och ta bort flaskhalsar för att ge snabbare utbetalningar och skapa en positiv medarbetarupplevelse.
Förenkla utläggshantering
Oavsett vilka redovisnings- och finansiella verktyg du använder är Findity en agnostisk utläggshanteringslösning som är enkel att använda och lätt att integrera med dina befintliga system. Så fort du är igång är allt det komplicerade arbetet gjort åt dig. Det finns inget behov av att manuellt uppdatera ditt system med de senaste redovisningsreglerna – Findity gör det åt dig.
Genom att hålla reda på regulatoriska förändringar under året och uppdatera därefter, låter Findity dig vara säker på att när det kommer till utlägg är din bokföring helt kompatibel. Säg adjö till tidskrävande regelarbete och dra fördel av en enda, universell lösning som kan hantera alla utlägg, milersättning och traktamente som ditt företag ådrar sig – och samtidigt hålla dig kompatibel.
Vill du hålla dig kompatibel och effektivisera dina utläggshanteringsprocesser? Ta reda på mer om vår produkt.
