I snitt kostar det verksamheter 650kr att hantera en utläggsrapport. Multiplicera det med antalet anställda som gör utlägg varje månad och lägg till den tid det tar att manuellt rätta felaktigheter, så märker du att kostnaden för din kvittohantering snabbt eskalerar.
Företag som vill ligga i framkant drar därför allt oftare nytta av de tids- och kostnadsbesparingar som automatiserad utläggshantering erbjuder. I detta blogginlägg får du lära dig mer om utläggsprocessen och fördelarna som finns med att automatisera den.
Vad är en utläggsrapport?
En utläggsrapport är en sammanställd lista över de jobbrelaterade utlägg som en medarbetare gjort. Rapporten kan innehålla allt från resor, milersättning och traktamente till kontorsfika eller lunch med en kund. Medarbetaren samlar utläggen i en rapport och skickar sedan vidare för godkännande. I nästa steg är det dags för ekonomiavdelningen, som kollar så att allt är ifyllt korrekt och skickar vidare informationen till löne- och/eller bokföringssystem så att medarbetaren kan få sin utbetalning.
När medarbetare gör inköp för företagets räkning behöver alltså underlaget och kvittot, sparas och informationen skickas till ekonomisystemet för att möjliggöra utbetalning. Om medarbetaren har många kvitton från samma resa kan de samlas i en utläggsrapport. I och med detta redovisas alla utlägg korrekt i företagets bokföring.
Varför ska jag använda utläggsrapporter?
De flesta företag har en intern policy för utlägg, som beskriver vilka typer av utlägg som de anställda kan få ersättning för. Genom att ha ett standardiserat sätt att redovisa utlägg på – till exempel med hjälp av utläggsrapporter – är det lättare att kontrollera att regler efterlevs.
Utläggsrapporter underlättar för arbetsgivare och ekonomiavdelningar att redogöra för utgifter på rätt sätt, beräkna hur de påverkar företaget och säkerställa att korrekt skatteregler tillämpas. Inte alla utlägg är avdragsgilla, så det är viktigt att se till att varje utlägg hanteras på rätt sätt. I de flesta länder är det också viktigt med underlag, som digitala och papperskvitton.
När utläggsrapporter görs på rätt sätt stöttar de efterlevnad av skatteregler och ger dig god förberedelse för revisioner. Samtidigt blir budgetarbetet enklare, du får översikt över utgifter och kan se till så att avdelningar och enskilda medarbetare inte gör av med mer än överenskommet.
Genom att titta på utgifter över tid kan du hitta var det är möjligt att minska dessa. Till exempel så kan medarbetare spendera mycket på en viss typ av utgifter, eller så är den leverantör ni använder dyrare än alternativen. Kanske är det dags för ett leverantörsbyte? Från medarbetarperspektivet hjälper utläggsrapporter till att göra utbetalningen tydlig och korrekt vilket är extra viktigt när medarbetaren använt sitt privata kort för att täcka utgifterna.
Trots detta kan det uppstå problem när den mänskliga faktorn spelar in, eller papperskvitton tappas bort. Risken är störst för företag som har en process som kräver manuell inmatning av informationen och en stor mängd papper som skickas mellan medarbetare, chef och ekonomiavdelning.
Manuell utläggshantering
Med en manuell process för att rapportera utlägg blir pappershanteringen snabbt rörig och det är lätt hänt att kvitton tappas bort. När kostnaderna bokförs ska verifikationsnummer skrivas på utläggsrapporten, så att den kan matchas med rätt kvittounderlag.
Efter validering behöver ekonomiavdelningen bokföra varje enskilt utlägg för att medarbetaren ska få sin utbetalning. Om det finns något fel, kvittot fattas eller liknande, behöver rapporten skickas tillbaka till medarbetaren.
En manuell process kräver att medarbetaren förstår och följer företagets policy för utlägg och de regelverk som gäller. Detta ställer höga krav på medarbetaren, som i slutändan bara vill få tillbaka sina pengar. Det blir snabbt komplicerat och då kan det ibland bli fel.
Så funkar automatiserad utläggshantering
Ett enkelt sätt att förbättra företagets kvittohantering är automatisering. Här är de största fördelarna:
Färre fel
Genom att ta bort manuella steg i utläggsrapporteringen sparar du tid och minskar sannolikheten för mänskliga fel; både för medarbetare, attestant och ekonomiavdelning. Som nämnts ovan, är risken för fel stor när information manuellt ska föras över från olika underlag till en pappersrapport eller excelfil. Sedan ska informationen dessutom också läggas in i ekonomisystemet.
Snabbare utbetalningar
Ingen gillar att vänta på att få utbetalningar för sina utlägg. När ekonomiavdelningar hanterar och verifierar olika typer av utlägg från olika källor kan det ta lång tid; speciellt om olika personer behöver godkänna. Automatisering effektiviserar flödena med påminnelser och notifieringar, som snabbar på processen och minskar tid till utbetalning.
Regelefterlevnad
Med automatiserad utläggshantering kan arbetsgivare skräddarsy processen så att den stöttar både företagets policy och följer aktuella regelverk. De bästa utläggstjänsterna håller koll på de förändringar som sker i regler och skattelagar, så att du kan vara säker på att dessa följs.
Ökad tydlighet
Om du någongång gått igenom högar av material i ert arkiv för att identifiera vilka utgifter som kan minskas, borde du uppskatta värdet av ökad tydlighet. Manuellt letande tar tid. När du automatiserar utläggsprocessen ökar du hastigheten som utläggsdatan går igenom dina ekonomisystem, så att den snabbt är redo att exporteras för analys. Med bara några klick kan du enkelt få fram information om olika typer av utlägg, identifiera möjliga avvikelser mot er policy och annat som visar möjligheter att minska era utgifter.
Förhindra bedrägeri
När högen med kvitton och utläggsrapporter blir större, blir den manuella processen snabbt ohanterlig. Risken för felaktigheter och missbruk av policyn ökar. Ibland kan medarbetare (medvetet eller omedvetet) rapportera samma utlägg två gånger, och om du inte är vaksam leder detta till dubbla utbetalningar. Med automatisering dubbelkollas och verifieras varje utlägg innan utbetalning. Behöver du hjälp att välja rätt utläggstjänst för din verksamhet? Läs vår korta guide.
Förenkla utläggshanteringen
För medarbetare som har utlägg kan en automatiserad rapportering börja med en mobilkamera och ett foto på papperskvittot. Med Finditys inbyggda OCR-scanner tolkas informationen om summa, moms och utläggskategori helt automatiskt.
I de flesta länder, även Sverige, behöver papperskvittot sparas även om en digital kopia finns, men det kan skickas eller lämnas till ekonomiavdelningen vid ett senare tillfälle.
Men automatisering hjälper såklart alla involverade i utlägssprocessen:- Medarbetaren skickar in en rapport (helt digitalt, såklart!).
- Chefen får en notifiering om att godkänna och kan göra detta direkt på mobilen.
- Administratör kontrollerar rapporten och skickar vidare till löne- och/eller bokföringssystemet.
- Löneavdelningen färdigställer utbetalningen.
Med hjälp av automatisering blir utläggshanteringen helt enkelt mycket snabbare!
Vill du se mer om hur enkel din kvittohantering kan bli? Se denna korta video om enkelt utläggshantering med Findity:
