Alla organisationer – stora som små – kommer till ett läge då utlägg och företagsutgifter blir svåra att hantera med penna och papper, eller via excelark. Så om du känner dig vilsen bland högar pappersarbete och kvitton, eller kämpar med att hitta rätt dokument för att få ersättning – är det dags att ta tillbaka kontrollen.
I det här blogginlägget får du en översikt av vad utläggshantering är, varför det är viktigt och vilka fördelar som finns. Du lär dig också varför företag förlorar kontrollen över sin utläggshantering och hur du kan ta tillbaka kontrollen genom att använda en utläggstjänst.
Vad utläggshantering är
Det finns olika utgifter förknippade med att driva ett företag. Ett exempel på detta är det som kallas 'utläggshantering', vilket innebär de utgifter som anställda gör inom ramen för sitt jobb. Betalar en anställd med pengar ur sin egen ficka, så måste denne bli ersatt för det. Alternativet är att den anställda använt ett företagskort vid köpet. Oavsett sett hur den hen betalat, så måste dessa utgifter redovisas ordentligt i företagets ekonomi.
Utläggshantering täcker allt som har med företagsutgifter från de anställda att göra. Det inkluderar kvittohantering, både digitala- och papperskvitton, samt representation, milersättning och traktamente.
Ett enkelt exempel; föreställ dig en medarbetare som deltar i en mässa, som en del av dennes arbetsuppgifter. Medarbetaren kör till eventet och stannar över natten på hotell. Under vistelsen köper hen mat och dryck. På kvällen tar hen med en kund ut på middag för att diskutera framtida affärer. Alla dessa kostnader måste rapporteras. För att redovisa kostnaderna måste medarbetaren skicka in kvitton, traktamente och milersättning för godkännande. Efter godkännande skickas datan till ekonomiavdelningen. Betalade den anställda utläggen med sina privata pengar måste ekonomiavdelningen betala ut ersättning. Dessa utgifter bokförs också i företagets bokföring.
Varför det är viktigt
Utläggshantering är viktigt av olika andledningar för olika personer:
- Anställda har normalt sett inget emot att göra utlägg, så länge de får snabb ersättning för detta. Snabb återbetalning ger gladare medarbetare!
- CFOs behöver pålitliga processer för utläggshantering för att få en fullständig och korrekt bild över företagets finansiella resultat.
- Ekonomiavdelningen vill ha en tydlig översikt över företagets utlägg för att hantera risker och säkerställa efterlevnad av skatteregler och redovisningsrutiner.
Fördelarna med utläggshantering
Många skulle hålla med om att utläggshantering är något nödvändigt ont. Men det betyder inte att det inte finns fördelar för företag med att göra processen mer effektiv
- Ingen gillar tanken på att en anställd skulle begära felaktig ersättning för utlägg. En bättre hantering av utlägg gör det svårare för felaktiga utlägg att gå igenom, och enklare att upptäcka något avvikande och undersöka det.
- Skattereglerna förändras hela tiden. Att veta att all data är korrekt och uppbackad av kvitton, ger en trygghet när det kommer till företagets bokföring och inlämning av skattedeklarationer.
- Det är inte alltid enkelt att få en tydlig översikt över företagets ekonomi. En effektivare process att hantera utlägg på kan ge en mer korrekt bild av företagets driftkostnader
Varför det är lätt att tappa kontrollen
Det är lätt för företag, oavsett storlek och erfarenhet, att tappa kontrollen över sin utläggshantering. Från startups, till etablerade företag – när kvitton och pappersarbete börjar hopa sig kan det vara svårt att behålla kontrollen över alla utlägg.
I manuella processer för att rapportera utlägg är det lätt att det blir fel. Allt som krävs är ett felaktigt värde eller utsuddat kvitto. Kostnaden för att rätta till ett felaktigt utlägg blir den dubbla, då detta kostar lika mycket som det gjorde att hantera utlägget första gången.
Det är lätt att tappa bort eller kasta papperskvitton av misstag. När det händer är det svårt att verifiera ett utlägg. Strikta bokföringsprocesser eller skatteregler gör det ofta omöjligt att betala ut ersättning utan korrekt bevis för detaljerna kring utlägget.
Hur du tar tillbaka kontrollen
Finditys utläggsapp är ett samlat ställe för alla anställda och ekonomiavdelningen att hantera alla typer av utlägg med fullständig transparens, översikt och kontroll. Nyckelfunktionerna är bland annat:
- Kvittohantering: Den inbyggda OCR-skanner skapar inte bara en digital kopia av papperskvittot – utan läser också av information så som belopp och valuta, så att utlägget är redo för bearbetning.
- Milersättning: Att räkna ut milersättning kan vara en tidskrävande uppgift. Med Findity är det bara avreseort och resmål som behövs. Avstånd och ersättning räknas ut automatiskt – alltid enligt lokala regelverk. Registrera en resa snabbt och enkelt, redo för återbetalning.
- Traktamente: Alla anställda kan enkelt kan göra anspråk på korrekta traktamenten enligt lokala regelverk. Lägg in information om din resa och vad som ingick, så justeras ersättningen automatiskt.
- Kortköp: Vår app är kortagnostisk. Anslut valfritt europeiskt bankkort och välj enkelt vilka transaktioner som ska stämmas av eller återbetalas.
