Under 2020 har vi sett företag runt om i världen tvingas att snabbt anpassa sin arbetskraft från att jobba på kontor till att istället jobba hemifrån. Den enorma förändringen kom naturligtvis med en hel uppsättning av både mänskliga och administrativa utmaningar.
Digitalisering gick från att vara en långsiktig process hos företag till en fråga om överlevnad. Med den snabba digitaliseringen under 2020, blickar vi nu framåt mot 2021 spända och förväntansfulla för vad som döljer sig runt hörnet.
För att lugna våra nerver vände vi oss till åtta experter inom ekonomi, lön och HR för att lära oss mer om vilka trender de förväntar sig att se under 2021. Vilka framgångsfaktorer blir avgörande under det nya året? Vilka trender är viktiga för finansavdelningar att hålla koll på? Och vad kan företag göra för att förbättra sina administrativa processer?
”De största framgångsfaktorerna 2021 kommer vara hur väl företaget kan anpassas sig till de nya förutsättningar Covid-19 inneburit. Det handlar om allt från att minska företagets kostnader, ökad digitalisering och att utnyttja nya möjligheter till att faktiskt kunna växa affären. I många fall handlar det om att ta tillvara på sitt företags styrkor ur ett lite nytt perspektiv och med nya förutsättningar. De som klarar detta kommer att lyckas!
För ekonomiavdelningen blir det viktigt att hålla koll på företagets KPI:er. Covid-19 har skapat ett tuffare klimat och det gäller att se över sin verksamhet, förstå vilka drivers man har och hur man kan påverka dessa i rätt riktning. Det blir viktigt för ekonomiavdelning att i dialog med verksamheten skapa en förståelse för företagets ekonomiska verklighet. Ekonomiavdelningen måste också bidra till en mer effektiv verksamhet, så att driva ökad digitalisering blir ett självklart inslag.
För att förbättra effektiviteten runt administrationen behöver man digitalisera allt som går. Se till att ha moderna och användarvänliga system för sina medarbetare (och kunder). Outsourca sådant som inte är ”core business” som gör att man som företagare kan fokusera mer på att utveckla företaget och affären istället för att ägna sig åt administration. På detta sätt får man oftast enkelt tillgång till modern teknik och effektiva processer.”
Magnus Högvall, VD på Accountor Ekonomi och Rådgivning
”Stödåtgärderna som regeringen infört i och med coronapandemin kommer att få följdeffekter för många områden 2021, och det är inte omöjligt att de blir fler i takt med hur utvecklingen fortlöper. Med coronapandemin kom också varsel och arbetslöshet i större utsträckning. Det ställer krav på HR att vässa processer som man kanske inte jobbat så mycket med under åren innan pandemin.
Arbetsmarknaden påverkas inte bara av coronapandemin utan genomgår också förändringar med LAS-utredning, nya kollektivavtal, globalisering och digitalisering. Vi behöver anpassa oss snabbt efter vad som gäller och hitta rätt verktyg och rätt molnbaserade tjänster som underlättar för oss att utföra våra arbetsuppgifter.
Att arbeta på distans kommer att vara en självklarhet i framtiden och vi kommer aldrig att behöva resa på det sätt som vi gjort innan. Digitaliseringen har fått en rejäl skjuts framåt och vi ser att det funkar väldigt bra. HR- och löneområdet, såväl som andra områden, kommer att behöva arbeta med att få distansarbete att bli en del av vardagen och anpassa företagskultur och arbetssätt efter det. Vi behöver också finna nya vägar för att hitta gemenskap och stärka teamen när vi inte träffas fysiskt på samma sätt.”
Erik Douglasson, Lön- och HR-expert på Hogia
”Vi tror bruk av teknologi og skyløsninger blir svært viktig fremover. Fokuset på effektivitet i økonomiavdelinger vil bare øke, og derfor blir evnen til å tilegne seg kunnskap om hvordan teknologi kan anvendes være en suksessfaktor.
Økonomiavdelinger vil fremover måtte investere mye mer i teknologi og bedre løsninger, fremfor å ansette flere folk for å løse flere oppgaver. Vi tror at de økonomiavdelingene som lykkes er de som tørr å tenke nytt og er villig til å utfordre eksisterende løsninger. Resultat blir høyere kvalitet, enda raskere og rimeligere. Økonomifaget i kombinasjon med teknologi tror vi gir de beste resultatene.”
Stian Brandvold, Sales and Marketing Director, VIEW Ledger
“Den största framgångsfaktorn under 2021 är att företag verkligen lyckats anamma digitaliseringen och särskilt den snabba utveckling som skett då Corona tvingat alla tänka om och tänka nytt. Utvecklingen kommer ha fortsatt hög takt under 2021 så de som redan lyckats ställa om sitt sätt att jobba har en stor fördel.
Den största trenden är självklar – man fortsätter vänja sig vid betydligt färre fysiska möten till förmån för digitala träffar. Tiden då vi åker långa sträckor för korta möten är helt klart förbi.
Detta nya sätt att arbeta fortsätter även driva andra digitala tjänster framåt. För att förbättra effektiviteten och öka flexibiliteten runt administrativa uppgifter krävs exempelvis att man helt tänker bort papper och fysiska dokument som ska skickas och signeras. Digital signering kommer inte längre vara ett alternativt sätt, utan istället det enda sättet, att signera avtal och dokument. Det finns inte längre något existensberättigande för fysiska dokument.”
Per Willstedt, Ansvarig tjänsteutveckling Accounting på Aspia
“Oavsett om ditt företag kämpar för att överleva eller har god tillväxt, så är behovet av ledning större än någonsin tidigare. Efter ett omtumlande år, där en pandemi har drivit stora delar av världens befolkning och näringsliv flera steg framåt i den digitala utvecklingen, har förutsättningarna för en effektiv ledning aldrig varit bättre.
Framgångsfaktorer för en ekonomiavdelning att effektivt stötta sin organisation i tiden för ”the new normal” är:
- Kostnadseffektiva och moderna digitala lösningar utan pappershantering är idag en förutsättning för de flesta företag. Att nyttja automation och möjligheter i de digitala processerna fullt ut måste vara fokus för 2021.
- Att leda och styra utifrån data är välkänt för en ekonomiavdelning. Tidigare verksamhetsfokus på historiska data förflyttas nu till data i realtid för att snabbare kunna förutspå och agera på olika scenarier.
- Att ha en organisation som är snabb i förändring och anpassning har visat sig vara en framgångsfaktor under 2020. För att ta ledarskap i ditt företags förändring framåt är mod och innovationsförmåga framgångsfaktorer.
Det är svårt, för att inte säga omöjligt, att vara bäst på allt. Speciellt i den komplexa värld med hög grad av osäkerhet och tvära kast vi nu lever i. Att våga ta hjälp av andra är en framgångsfaktor, oavsett om det gäller att skaffa sig specialistkompetens, bredare kompetens, att bli utmanad eller diskutera företagsutmaningar. Tillsammans är starkast 2021!”
Ulrika Strömberg, Affärsområdeschef Företagsservice, BDO Sverige
”Framtidens administrativa system kommer behöva vara byggda som Business to Consumer applikationer, lättanvända och intuitiva. De smarta företagen kommer anpassa sina gamla krumsprånga administrativa rutiner till förmån för lättförståeliga applikationer och standardiserade arbetssätt. Med rätt applikation kommer man ändå kunna konfigurera sig till sina branschstandarder och arbetssätt som är best practice”
Torbjörn Arffman, VD på Medius Ascendo
“Våra vanor och arbetssätt förändras i snabb takt och har ökat ytterligare den senaste tiden. Den stora skillnaden sedan pandemin startade är att många inte har något val, automatisering är i många fall ett måste för att få det dagliga att fungera.
För att få en effektivare vardag behöver företag digitalisera och automatisera mer. Och att många fått lämna sin trygghetszon “jobba som vi alltid har gjort” snabbare än vad de kanske tänkt sig för dock något bra med sig.
Vismas Digitaliseringsindex visar att verksamheter med en hög digitaliseringsgrad också har högre lönsamhet per anställd. Ju tidigare man startar digitaliseringsresan, desto snabbare påverkar åtgärderna hela verksamheten.
Men var börjar man? Många väljer att börja med ingående och utgående fakturor som är relativt enkla att få på plats och som snabbt ger effekt. När fakturahanteringen “sköter sig själv” blir betalningsflödet snabbare, kostnaderna betydligt lägre och värdefull tid frigörs för dem som tidigare gjorde detta manuellt.
Vi hör också om trender mot nya kostnader och nya sätt att resa på framöver. Hur kommer det påverka hur vi hanterar exempelvis reseräkningar och utlägg? Hur följer vi upp och har bästa möjliga samsyn i projekt när virtuella arbetsgrupper blir allt vanligare, eller kanske till och med norm?
Var på digitaliseringsskalan befinner ni er? Besvara sju frågor och få en uppfattning om var ni står i dag och vad ni skulle kunna göra mer.”
Annci Hermansson, Produktchef Visma PX
”Framtidens ekonomiavdelning måste skifta fokus från bakåtriktade aktiviteter till mer framåtriktade. Att företagens ekonomiavdelning lägger tid på att bokföra, stämma av, rapportera och analysera det som varit är något vi är vana vid. Att göra ett bokslut som når betraktaren 6–8 månader efter att det verkligen har hänt, är raka motsatsen till proaktivitet. En beslutsfattare vill ha realtidsinformation tillsammans med prognoser inför framtiden för att kunna fatta rätt beslut. Detta måste framtidens ekonomiavdelning kunna erbjuda och då krävs en omställning av både systempark och kompetens. Skalfördelar i denna omställning nås genom att outsourca delar eller hela ekonomiavdelningen till en partner som kan erbjuda effektiva processer inom EConomi och IT området. ”
Magnus Hedlund, Senior Advisor på ECIT
