Även om 2022 också var ett ovanligt år, började länder öppna upp igen, och antalet utlägg för medarbetare ökade. Men vilka trender ser vi för utläggshantering 2023? Vi har pratat med Finditys partners:
“Generellt så ökar fokus på effektivitet för ekonomiavdelningar och företag. Den omfattande teknikanvändningen driver utvecklingen framåt i hög takt. I en snabbrörlig värld är det de som snabbt kan anpassa sig som lyckas, och de som vågar tänka annorlunda och utmanar befintliga lösningar.
Utlägg är för många företag en manuell arbetsprocess, som enkelt kunde och borde bli automatiserad. Företag borde investera i verktyg som gör det enkelt att hantera utlägg, godkänna utbetalningar och skapa rapporter. En appbaserad lösning gör det möjligt att hantera utlägg var som helst och med hjälp av teknologi som analyserar kvittot sparas både tid och pengar för företag.
Se till att din utläggtjänst kan integreras till företagskort, så att när du till exempel bokar hotell kan få transaktionen direkt i appen. Din utläggstjänst bör också integreras med företagets lönesystem så att hela processen strömlinjeformas. Detta sparar mycket tid både för löneavdelningen och medarbetare. Ett win-win upplägg för alla i företaget!”
– Stian Brandvold, Sales and Marketing Director, VIEW Ledger
“Digital utläggshantering har funnits ett tag, men har verkligen alla företag tagit klivet till en process med helt digital hantering av sina utlägg?
Att arbeta på distans och att ständigt vara på språng, ökar importansen av att ha en effektiv utläggshantering. Medarbetare efterfrågar ett enkelt och snabbt sätt att hantera och rapportera utgifter, milersättning, traktamente och förmåner. Och chefer i sin tur behöver ha ett effektivt sätt att följa upp och godkänna medarbetarnas utlägg.
Därför tror jag att vi under nästa år bör fokusera mycket på att strömlinjeforma processen för utläggshantering, från det att en medarbetare gör ett inköp, tills dess att detta utbetalats och bokförts.
Några exempel för att uppnå detta är att använda ett utläggshanteringssystem som erbjuder koppling till olika bankkort, automatisk validering och möjlighet att skicka rapporter till flera av företagets system. Detta är funktioner som sparar tid för medarbetare och som minimerar antalet fel i registreringen vilket i sin tur sparar tid för chefer samt säkerställer att bokföringen samt löneutbetalning blir korrekt.”
– Guila Gittens Norrström, Intern IT Ansvarig, ECIT
“När vi pratar om administration överlag så är trenden tydligt, att det inte längre sköts av enbart experter. Var och en av oss är användare av både ekonomi- och HR-lösningar.
Det blir än viktigare att systemen har processflöden som är automatiserade med egen intelligens (AI) och på det sättet blir både snabba och säkra. Jag som vanlig medarbetare behöver inte ha expertkunskaper, systemet löser det åt mig, och som expert behöver jag inte göra manuella kontroller utan agerar på automatiska varningar och lägger min tid på andra värdeskapande uppgifter.
Framtidens förväntningar handlar inte bara om att administrationen ska gå snabbt utan processen i sin helhet. När jag t.ex. handlat fika till jobbet kan jag registrera det som ett utlägg direkt i min kvittotjänst och hinner knappt märka det på mitt bankkonto innan transaktionen är klar, ingen väntan till nästa löneutbetalning.
När användarna inte är experter som jobbar i systemen varje dag måste framtidens lösningar vara intuitiva med stort fokus på användarvänlighet och inbyggd hjälp. De behöver också var lättillgängliga vilket inte bara betyder att det fungerar bra i mobilen utan också hänger ihop med mina andra vardagliga verktyg.Har jag valt att få påminnelser via mail eller Teams så vill jag gärna kunna attestera ett utlägg eller klarmarkera en tidrapport därifrån också.”
– Annica Gilbertson, Bolagschef, Hogia HR System AB
“Vi ser en tydlig trend där användaren är den nya kravställaren. Tidigare när företagen valt att outsourca utlägg i digitala system har fokus varit att samla och effektivisera. Nu ser vi en allt ökad efterfrågan på användarvänlighet.
Systemet måste vara anpassat till vad användaren behöver vid varje enskilt ögonblick – utläggen registreras ofta on-the-go och med hjälp av AI krävs inga manuella beräkningar. Användaren ska inte behöva känna till komplexa momsregler eller hur traktamenten ska redovisas. Det måste vara lätt att göra rätt!”
– Maria Lindström, Auktoriserad lönekonsult, BDO
“Hemmajobbet fortsätter efter pandemin och både resande och representation har kommit i gång igen. Med detta behöver företag gedigna processer som underlättar arbete både för användare och administratörer från hemmakontor där man inte har samma förutsättningar med att skanna in kvitton eller gå och lämna dem till ekonomiavdelningen.
Inflationen och ökade kostnader stramar också åt budgetar där man behöver ha system som ger kontroll över attestflöden och godkännandeprocessen. Bolagen behöver beprövade molnbaserade system som ger kontroll över dess kostnader och ökar effektiviteten ute hos användarna.”
– Marcus Egberth, Head of Aftermarket Sales, MediusGo
“Under 2023 kommer vi att se fler företag digitalisera sin utläggshantering. Vår undersökning visar att i genomsnitt bara 12% av europeiska företag använder en app för utläggshanterng, och 37% hanterar utgifter manuellt.
Det instabila finansiella klimatet sätter press på företagen. De har inte längre råd med långsamma processer med höga kostnader – som slöseri med tid – vilket kommer leda till att fler företag implementerar teknik som automatiserar och snabbar upp processer, som utläggshantering.
Förväntningar på tech förändras ständigt, och precis som vi har sett i finansbranschen sedan PSD2/open banking vill kunderna kunna välja sina favoritsystem och appar och integrera dem. 2023 är året då denna förändring börjar gälla även för utläggsmarknaden. Kunder vill välja vilka betalningsmetoder, banker och finansiella system de vill, och utläggstjänster måste anpassa sig till detta.”
– Patrick Olsson, VD, Findity
Att hantera ett fåtal utlägg i Excel är möjligt att göra, men när antalet utlägg blir tio, hundra eller tusen, är en integrerad utläggstjänst den logiska lösningen. Framgångsrika utläggstjänster måste tillgodose behoven hos alla anställda och erbjuda ekonomiteamet kontroll och kompabilitet med befintliga banker och system.
