Utläggshantering i en tid när allt fler arbetar på distans

 Distansarbete blev det nya normala för kontorspersonal under 2020. Helt plötsligt behövde de flesta företag och organisationer förändra sitt sätt att arbeta.

Och trots att det var lite svårt i början så löste man det oftast på ett bra sätt. Det stora oplanerade digitala experimentet visade att distansarbete inte bara fungerade – det kan till och med vara den bästa lösningen på lång sikt.

Denna förändring har dock, och kommer fortsätta ha, en stor inverkan på hur vi bedriver vår verksamhet. Något som också återspeglas i de anställdas utlägg och reseräkningar. De utlägg som personalen har rätt till att få ersättning för har inte bara förändrats, utan också det sätt på vilket de redovisar sina utlägg har förändrats.

Även om nedstängningar och reserestriktioner har lett till färre utlägg, är det många som inte inser vilken inverkan detta nya arbetssätt har för medarbetare och för löne-, ekonomi- och redovisningspersonal.

Låt oss därför ta en närmare titt på hur utläggshanteringen har förändrats och fortsätter att göra det och hur företagsledare kan ta itu med dessa utmaningar framöver.

Nya trender inom utläggshantering

Som du kanske redan förstår har förändringen i vårt sätt att arbeta förändrat typen av utlägg som redovisas.

Generellt sett har färre personliga kontakter minskat representationskostnaderna (luncher, middagar etc). Däremot har många företag sett en ökning av kostnaderna för utrustning för hemmakontoret som IT-utrustning samt stolar och skrivbord.

Men en utgift som många företag nu har som inte fanns innan pandemin är personlig skyddsutrustning.

Under pandemin har företagen sett till att endast en liten del av personalen kommer till arbetet samtidigt. Det har lett till att många företag ersätter personalen för munskydd och handsprit som de använder när de är på arbetsplatsen.

Men kostnaden för att detta är på inget sätt obetydlig. Enligt den brittiska revisionsmyndigheten (National Audit Office) spenderades nästan 12,5 miljarder pund på personlig skyddsutrustning under februari–juli 2020. Under samma period 2019 var utgifterna för denna skyddsutrustning endast 28,9 miljoner pund.

Även om utgifterna för måltider sjönk för många företag under 2020, har de företag som betalar för medarbetarnas måltider under vissa arbetstider (eller erbjuder mat i matsalar), sett en ökning av måltidsutläggen.

Medarbetarna arbetar hemifrån och använder matleveranstjänster – som UberEats eller Deliveroo oftare och vill få ersättning för dessa utgifter.

Statistik

När vi tittar på vår egen data för utlägg och reseräkningar, är det tydligt att vi har sett ett antal stora förändringar i de typiska utläggskategorierna.

2019 stod till exempel representationskostnader för 2,52 % av alla utlägg i vår plattform, jämfört med 1,03 % 2020.

Det är en nedgång på 59 %, vilket är logiskt eftersom de fysiska kundkontakterna (luncher, middagar, evenemang etc.) har minskat. Och eftersom affärsresandet nästan har försvunnit behöver inte företagen ersätta sina medarbetare för dessa resor.

Även om de ”sociala” besöken inte är fler så har redovisningen av milersättning ökat med 24 % under 2020 (8,67 %), jämfört med 2019 (6,99 %). Det kan verka konstigt, men det beror på att medarbetare som behöver pendla till sitt kontor eller sin arbetsplats har tagit bilen istället för att åka kollektivt.

Fördelning utlägg & reseräkningar – 2020

Vad kan anställda redovisa som utlägg?

Tidigare har vi sett att utläggen har skilt sig mycket mellan olika avdelningar och mellan chefer och medarbetare.

Det är till exempel mycket vanligare att högre chefer har mer kostnader. Det är trots allt de som oftast reser för att träffa kunder, äta med dem och delta i mässor eller seminarier.

De flesta medarbetare arbetar normalt sett på kontoret och har inte direktkontakt med kunderna, och därför har de inte lika stora utlägg för mat och milersättning.

Distansarbetet har dock förändrat allt. I stort sett alla medarbetare har nu suttit i samma båt – åtskilda från både kollegor och kunder.

Men det betyder inte att de inte har rätt till ersättning för saker som de har betalat ur sin egen plånbok – bara för att det är relaterat till arbetet. Det kan till exempel vara så att företaget har en policy som säger att man ersätter anställda för mindre IT-utrustning (som t.ex. webbkameror) mot bakgrund att de ska kunna delta i möten online.

Det går snabbare om medarbetarna själva köper utrustningen och får den levererade direkt till sina hem, istället för att företaget köper in utrustningen.

Det är dock viktigt att medarbetarna vet vad som räknas som utlägg och även att ekonomiavdelningen får informationen för att de enkelt ska kunna bedöma och hantera inkommande utläggsrapporter.

Och vad som är acceptabelt och inte beror ofta på huruvida en viss artikel anses vara avdragsgill, och i hur hög grad, vilket också kan variera mycket mellan olika länder.

Det är därför det är så viktigt att ha en utläggspolicy. Det innebär att man måste ta fram ett centralt dokument som alla har tillgång till och som visar de grundläggande ersättningsnivåerna och utgiftsgränserna för olika saker.

Genom att lägga ut detta dokument på en kommunikationsplattform som t.ex. Slack eller Teams, säkerställer ni att alla får information om policyn.

Genom att ge tydliga exempel på vad personalen får göra utlägg för, minskar ni risken för att någon ur personalen inte känner till villkoren för ersättning.

Det gör det också mycket enklare för er ekonomiavdelning eftersom de bara behöva hantera sådant som faktiskt räknas som utlägg såväl som att det finns tydliga villkor för godkännande och återbetalning.

Hur kan löne- och ekonomiavdelningen hantera dessa utmaningar?

Förutom att det är svårt att arbeta på distans och anpassa sig till de förändrade krav som ställs på grund av pandemin, tar många företag också tillfället i akt att digitalisera sina manuella processer. Men det kan verkligen vara en utmaning att få med löne- och ekonomiavdelningen och även företaget som helhet på tåget när hanteringen av utlägg och reseräkningar förändras.

Det finns dock några bra sätt att underlätta detta för personalen – t.ex. med hjälp av effektivare processer och uppdaterade verktyg.

Många företag har alltid använt sig av manuella, pappersbaserade processer, dvs. medarbetarna måste fylla i formulär, få dem signerade av en chef, skicka in dem till ekonomiavdelningen och sedan vänta på att pengarna kommer in på bankkontot. Detta har varit den vanligaste metoden – fram tills nu…

För nu finns det nya digitala verktyg som kan effektivisera och automatisera dessa processer. Enhetlighet och användarvänlighet är nyckeln. Du måste se till att alla verktyg finns på plats, att alla medarbetare har tillgång till dem och att utlägg och reseräkningar kan granskas och godkännas på samma sätt som i det manuella systemet.

Till att börja med behöver ni ha en central plats där alla utlägg och reseräkningar kan laddas upp, (tillsammans med dokumentation). Digitaliseringen av det traditionella arbetssättet har en rad fördelar. Viktigast av allt är kanske att det är mycket enklare att spara kvittona. Medarbetarna tar helt enkelt bilder av dem och laddar upp dem tillsammans med informationen från kvittot.

Detta minskar antalet kvitton som tappas bort antingen av den anställde eller i posten, särskilt i en tid då de flesta arbetar på distans och postföretagen runt om i världen kämpar för att ens leverera…

En annan fördel är att vissa utläggstjänster, såsom vår egen tjänst Findity, enkelt kan integreras med befintliga bokförings- och lönesystem. Den här funktionen minskar det manuella arbetet med att överföra informationen från utläggsrapporterna till dessa system. Det gör också att risken för fel minskar eftersom det inte längre sker någon manuell inmatning.

Spårbarhet är en annan viktig komponent i ett effektivt system för utlägg och kostnadsersättning. Det handlar inte bara om att det underlättar för er bokföring – det minskar också stressen hos era medarbetare. Dina medarbetare kommer att känna sig mycket lugnare när de vet att de kan spåra var utläggen befinner sig i processen.

Medarbetarna kommer inte bara vara mer ombord med systemet, utan personalen som antingen godkänner eller hanterar utläggen kommer kunna bevisa att de gjort det i linje med företagets regler.

Så länge du digitaliserar era utläggsrutiner och säkerställer att alla medarbetare får en bra utbildning, kommer ekonomiavdelningen kunna spendera mindre tid på att hantera utlägg, minska risken för inmatningsfel och uppföljning och spårbarhet underlättas.

Även om kostnader och utlägg har förändrats dramatiskt under det senaste året, har de anställdas situation historiskt sett förbättrats över tid när företag söker efter bättre arbetsförhållanden för sina anställda.

Genom att förstå att dessa förändringar kommer att fortsätta och, som vi sett under 2020, förändras dramatiskt under kort tid, måste vi ge oss själva de bästa möjligheterna att lyckas.

Det gäller att inse att bra rutiner, med tydliga riktlinjer för era medarbetare i kombination med effektiva digitala plattformar, är en förutsättning för att hantera utlägg och reseräkningar – oavsett var er personal arbetar.